3, EPA Agenda de Proteccion Ambiental de los Estados Unidosde America Oficina de Desperdicios Solidos y Respuesta de Emergencia (5204G) EPA540-K-98-006 OSWER 9230.0-35A PB98-963256 Septiembrede1998 vwwv.epa.gov/superfund Sobre el Caja de Herramientas para la Crear un Grupo Asesor Comunitario Un Resumen de las Herramientas ------- NOTA AL LECTOR El siguiente documento fue traducido del ingles al espanol por un escritor puertorriqueno. El proposito del mismo es acercar a la comunidad Hispana, pero se reconoce la subjetividad necesaria para traducir del ingles al espanol de Puerto Rico. ------- Un Grupo Ac _>r Comunitario es un comite, un grupo de trabajo o una junta constituida por residentes afectados por un lugar de disposicon o de desechos peligrosos. La creacion de un Grupo Asesor Comunitario es una de las maneras mas efectivas para ayudar a tomar decisiones sobre como limpiar el lugar de disposicon. El Grupo prover un foro publico donde los representantes de la comunidad pueden debatir sus preocupaciones sobre el lugar de la disposicon. ^ La Agencia de Proteccion Ambiental de los Estados Unidos de America (EPA por sus siglas en ingles) desarrollo la Caja de Herramientas para Crear un Grupo Asesor Comunitario como ayudar para organizar y dirigir su Grupo. La Caja de Herramientas contiene resenas o esquemas, formu- larios, publicaciones y otras "herramientas" que usted puede utilizar en los procedimientos del establecimiento y el funcionamiento de Grupo. Este folleto describe brevemente la informacion, consejos y mecanismos contenidos en la Caja de Herramientas. Puede ayudarle a comprender lo que es un Grupo Asesor Comunitario y a decidir si su comunidad necesita esablecer uno. Si vive en una zona que ya cuenta con un Grupo Asesor Comunitario, la siguiente informacion podrfa ayudarle a participar mas activamente en el grupo. Cada Grupo Asesor Comunitario y el personal de Participacion Comunita- ria de cada Oficina Regional de la EPA tienen una Caja de Herramientas que contiene todos los materiales descritos. Contacte su Grupo Asesor Comunitario o con la Oficina Regional de la EPA si desea obter ejemplar de las herramientas que se describen en este folleto. :ener un Septiembre de 1998 -3- ------- Presentation del Grupo Asesor Comunitario S»°*ii^"?C"^« sSS"0"'"*".. * ..„ **•""" El Grupo Asesor Comunitario es un medio del que disponen los miembros de la comunidad para participar activamente en la toma de decisiones en los lugares de disposicion de desperdicios solidos. Los ciudadanos que forman parte de Grupos Asesores Comunitarios pueden aprender mas sobre su area y obtener informacion actualizada sobre el estado de la limpieza y hacer preguntas. Pueden debatir sus preocupa- ciones con la Agencia Proteccion Ambiental (EPA), los organismos estatales y municipa- les interesadas en la limpieza del area contmainada. Puede haber muchas personas interesadas en el Grupo Asesor Comunitario, pero solamente unas cuantas estaran en condi- ciones de dedicar el tiempo necesario para ser miembros. Los miembros del Grupo tienen que asistir a las reuniones y compartir la informacion con sus vecinos. Los miembros son tambien responsables de aprender las cuestiones relacionadas con el area. Tienen que examinar la informacion sobre los planes de limpieza del area y proporcionar informacion a la EPA sobre las preocupaciones de la comunidad con el lugares de disposicion de desperdicios peligrosos. No todos los constituyentes pueden ser miembro del Grupo Asesor Comu- nitario. Sin embargo, todo ciudadano tiene un papel importante que desempenar y puede apoyar al Grupo y sus actividades. La mejor manera de participar es asistiendo a las reuniones y participando en los deba- tes. Otros residentes de la comunidad pueden ayudar al Grupo Asesor Comunitario, ofreciendo sus conocimientos y tiempo o haciendo donaciones. Entre estos podrfan mencionarse los padres y residentes de mucho tiempo, organizaciones comunitarias, iglesias, grupos defensores del medio ambiente, doctores y enfermeras. -4- Septiembre de 1998 ------- cientfficos, propietarios de negocios o empresas y bancos. Hacer presentaciones a los grupos comunitarios y organizaciones de accion cfvica es una manera excelente de obtener apoyo para los propositos de su Grupo. Es tambien un buen medio para promover la participacion de toda la comunidad. Para que sean eficaces, las presen- taciones no deben durar mas de 10 6 15 minutos. Anime al publico presente para que hagan preguntas y deje tiempo para costestarlas. La Caja de Herramientas para Crear un Grupo Asesor Comunitario contiene materiales que podrfa utilizar para las presentaciones sobre su Grupo. Septiembre de 1998 -5- ------- Consejos para Motivar a Ios Segmentos Poco Accesibles de la Comunidad a Participar Es posible que tenga que tomar medidas especiales para asegurar que todo el mundo participe en la toma de las decisiones sobre el area contaminada. Este es especialmente el caso de aquellas comunidades con otras comunidades marginadas. Caja de Herramientas para Crear un Grupo Asesor Comunitario contiene varias sugerencias para ayudarle a llegar a estos grupos. Empiece aprendiendo mas sobre los grupos de bajos ingresos y marginadas que viven en su zona. Recalque que toda persona tiene una voz en asuntos de la comunidad. Anfmelos a trabajar juntos para resolver los problemas de la comu- nidad. Toma tiempo el establecer unas relaciones fructiferas con los grupos de la comunidad y estable- cer patrones de confianza mutua. Sea sensible a las diferentes culturas cuando prepare los materiales que vaya a entregar. Evite los estereotipos. Utilice un lenguaje sencillo, claro, y conciso para la gente pueda comprenderle mejor. No liable a la gente con aire de superioridad, tratandola como si fueran ignorantes. Distribuya la informacion empleando varios medios para que todas las comunidades tengan mas posibilidades de entenderla. -6- Septiembre de 1998 ------- / Vamos a Comenzar! "an, Listed puede formar un Grupo Asesor Comunitario en cualquier momento del proceso de la limpieza. Sin embargo, estos son mas ef icaces cuando se forman temprano en el principio, lo que permite a la comunidad disponer de mas tiempo para participar y tener un verdadero impacto en las actividades y las decisiones sobre la limpieza del lugar de disposicion. La decision si quieren formar un Grupo Asesor Comunitario y como van a formarlo dependera de los residentes de la comuni- dad. La EPA puede prestarle asistencia y ofrecer ciertas ideas. El proceso suele comen- zar con una reunion acompanada de una campanade publicidad. Enesta reunion, la gente puede dialogar sobre la finalidad del Grupo Asesor Comunitario y determinar si le interesa. Si existe una cantidad suficiente de personas interesadas, se deben conside- rar varios pasos iniciales, entre ellos, seleccionar un nombre. Otro serfa definir la mision del Grupo. Determinar y decidir la estructura organizacional basica del Grupo Asesor Comunitario. Decidir como los miembros del Grupo van a intercambiar entre sf la informacion. Investiguar si su grupo debiera constituirse en sociedad y tratar de obtener un estado de exencion contributiva. Este folleto subraya algunos de estos pasos y el Juego de Herra- mientas proporciona mas detalles. Septiembre de 1998 -7- ------- Como Escribir una Declaration de la Mision La declaracion de la mision de su Grupo Asesor Comunitario explica el por que existe el Grupo y que es lo que se propone hacer. Una declaracion de la mision es una breve descripcion especffica del objetivo global de su Grupo. Una declaracion de la mision bien redactada ofrece un enfoque claro a la organizacion. La declaracion de la mision es muy importante porque permite a la comunidad cono- cer las metas y objetivos de su Grupo. Los Grupos Asesores Comunitarios deben responder a estas cuatro preguntas cuando vayan a redactar una declaracion de la mision: 1) ^Cual es la funcion o el trabajo del Grupo? 2) ^Para quien trabaja el Grupo? 3) ^Como va el Grupo a llevar a cabo su funcion? 4) ^Por que existe ese Grupo? Para preparar una declaracion de la mision, desarrollen y acunen una frase o parrafo corto que responda a estas preguntas. Enumere unas cuantas de las prioridades del Grupo Asesor Comunitario. Despues de que los miembros del Grupo hayan debatido a fondo y hayan adoptado la declaracion de la mision y las prioridades, presente la declaracion de la mision a la comunidad. Asegurese de que todos los grupos de la comunidad comprendan y acepten su declaracion de la mision. Este preparado y dispues- to a revisar la declaracion de la mision con el tiempo, ya que los problemas y las preocupaciones de la comunidad varian de tiempo en tiempo. -8- Septiembre de 1998 ------- Como Formular los Procedimientos Operatives Los procedimientos operatives de escritos explican la manera que usted va a organizar el Grupo Asesor Comunitario, y como va a llevar a cabo sus actividades, tomar decisiones y solucionar controversias. Estos procedi- mientos proveen la estructura basica sobre la manera en que el Grupo vaya a realizar sustrabajos. Sus procedi- mientos operativos deberan responder a las siguientes preguntas: 1) ^Corno se llamara a su Grupo? 2) ,j,Cuanta sera la cantidad y cual sera la composi- cion de sus miembros? 3) ^Quien dirigira el Grupo? 4) ,j,Cuales seran las normas basicas que van a observarse? 5) ,j,Con que frecuencia se reunira el Grupo? 6) ^Corno van a anunciarse y publicarse las reuniones? 7) ^Corno se solucionara las controversias y los problemas? 8) ^Corno se estableceran las ordenes del dfa, se mantendran las actas de las reuniones y se compartira esta informacion con el resto de la comunidad? Procedimientos operativos eficaces no tendran que ser largos o compli- cados. La Caja de Herramientas para Crear un Grupo Asesor Comunitario contiene una gufa que ayudara a su Grupo preparar los procedimientos operativos. Septiembre de 1998 -9- ------- Como Const!tuir en Sociedad sin Animo de Lucro a I Grupo Asesor Comunitario Al constituirse en sociedad sin animo de lucro, su Grupo adopta una estructura generalmente reconocida y acepta seguir ciertos procedimientos operatives requeridos por la ley del estado. Es importante identificar a su Grupo como una organizacion sin fines de lucro cuando se constituye en sociedad. El proceso de la constitucion de su Grupo como una organizacion sin fines de lucro varfa de un estado a Consulte la ley de sociedades de su gobierno estatal sobre los requisites especfficos exigidos y los procedimientos que deben seguirse. Una importante ventaja que tiene el constituirse en sociedad sin animo de lucro es que esto puede dar a su Grupo el derecho a obtener asistencia financiera de fuentes federa- les, estatales, publicaso privadas. Porejemplo, los Grupos creados en lugares contaminades que figuran en la Lista de Priori- dades Nacionales del Superfondo tienen que estar constitui- dos como sociedades sin fines de lucro para tener derecho a una Subven- cion para Asistencia Tecnica de la EPA (SAT). El programa de SAT proporciona fondos para contratar un asesor independiente que pueda ofrecer conocimientos tecnicos confiables para ayudar a los Grupos a participar en el proceso de la toma de decisiones. La constitucion en sociedad sin animo de lucro tiene tambien otras ventajas. Por ejemplo, los bancos y otras instituciones financieras suelen considerar a las sociedades sin fines de lucro favorablemente. La constitucion en sociedad sin fines de lucro -10- Septiembre de 1998 ------- protege tambien a los directives, y a los miembros de la Junta y los empleados de una sociedad contra posibles demandas legales y tambfen proteje la responsibilidades personal contrafdas por la sociedad sin animo de lucro o por fallosjudiciales contra la misma. Consulte con un abogado para obtener informacion adicional sobre los beneficios legales y financieros derivados de la constitucion de su Grupo como una organizacion sin fines de lucro. La constitucion de su Grupo Asesor Comunitario como una organi- zacion sin fines de lucro no le prover al Grupo el caracter de una execnion contributiva. El Grupo tiene que radicar una planilla contributiva sobre sociedades (el Formulario 1120 del Servicio de Renta Internas (IRS) de los Estados Unidos) en el gobierno federal, aun cuando no reciba ninguna renta. Las unicas sociedades sin fines de lucro que no tienen que radicar planillas contributivas sobre sociedades son aquellas que estan reconocidas por el IRS como «exentas de contribuciones». La radicacion de una solicitud para exencion contributiva es un proceso distinto. En la seccion siguiente se describen los procedimientos para obtener la exencion contributiva. La mayorfa de los Estados requieren tambien que las sociedades sin fines de lucro radique planillas contributivas sobre sociedades, aunque la sociedad sin fines de lucro no reciba ninguna renta. Algunos Estados imponen un impuesto mmimo sobre cualquier sociedad, aunque sea sin fines de lucro, que no este reconocida como exenta contribuciones por el IRS. No todos los estados imponen un impuesto mmimo. Los requisites y las definiciones varfan considerablemente entre Estados; por lo tanto, es importante averiguar cuales son los requisites de su Estado. Septiembre de 1998 -11- ------- Como Obtener del Estado de Exencion de Contribuciones y/o Impuestos La constitucion de su Grupo Asesor Comunitario como una organizacion sin fines de lucro no le otorga el caracter de exento de impuestos. Su grupo tiene que solicitar al Dept. de Hacienda y su area que maneja impuestos sobre la renta conforme a lo establecido en la seccion 501 (c)(3) del Codigo Tributario. A menos que el Grupo obtenga el estado de exencion de impuestos del Dept.de Hacienda IRS, tendra obligatoriamente que someter una declaracion de impuestos sobre sociedades sin animo de lucro (el Formulario 1120 del IRS) al gobierno federal todos los anos, aunque el Grupo no reciba ninguna renta o ingreso. Si su grupo quiere tambien estar exento de los impuestos municipales, tiene que presentar solicitudes distintas a las autori- dades fiscales municipales. La aproba- cion de estas solicitudes suele ser mas facil de obtener si su Grupo ya ha recibido el otorgamiento del Dept. De Hacienda estatal la exencion de impuestos del IRS. La obtencion de la aprobacion de la exencion del IRS tiene varias ventajas. Los ingresos y bienes de su Grupo estan libres de impuestos federales. El estado de exencion al amparo de lo dispuesto en la Seccion 501 (c)(3) otorga la autoridad legal para aceptar subuenciones. Los contribuyentes pueden deducir en sus plantillas sus donaciones cuando sometan sus planillas de ingresos al fine del ano contributivo. Puede obtener los formularios necesarios para solicitar el estado de exencion de impuestos del IRS. Va a necesitar el formulario del IRS Form 1023, Application for Recognition of Exemption Under Section 501 (c)(3) of the Internal Revenue Code (Solici- tud de reconocimiento de exencion conforme a la seccion 501(c)(3) del Codigode Rentas Internas). Su Grupo Asesor Comunitario tiene tambien que solicitar un Numero de Identifi- -12- Septiembre de 1998 ------- cacion Patronal (EIN), radicandoel formulario del IRS Form SS-4, Application for Employer Identification Number (Solicitud de un Numero de Identificacion Patronal) independientemente de si tiene o no empleados o planea contratar algunos. En el Juego de Herramientas para Crear un Grupo Asesor Comunitario se nan incluido copias de estos dos formularios. Otro folleto, la publicacion del IRS Publication 557, Tax- Exempt Status for Your Organization (Estado de exencion contributiva para su organizacion), es un documento muy util que se puede obtener gratis del IRS. Busque la direccion de la oficina mas proxima del IRS en la seccion titulada «Gobierno Federal» de su gufa telefonica local. Muchas de las publicaciones y formularios del IRS se pueden obtener tambien en el Internet con la direccion: www.irs.ustreas.gov. Es siempre conviente que un abogado o contador autorizado le ayude a preparar su solicitud o a revisar los documentos antes de radicarlos al IRS. Septiembre de 1998 -13- ------- Los Grupos Asesores Comunitarios y los Programas de Asistencia Tecnica Disponibles El acceso a un asesoramiento tecnico y a los servicios de expertos en la materia es de vital importancia para el exito del Grupo. La mayorfa de los Grupos necesitan contratar los servicios de un asesor tecnico independiente. Los Grupos pueden obtener asistencia tecnica de varias fuentes a nivel local, estatal y federal. El programa de Subvencion para Asistencia Tecnica de la EPA esta abierto a los Grupos organizados en areas que figuran en la Lista de Prioridades Nacionales del Superfondo. Este programa proporciona subvenciones de hasta $50.000 dolares a grupos de ciudadanos que reunan los requisitos exigidos para contratar asesores tecnicos independientes. La funcion del asesor tecnico es ayudar a los ciudadanos a comprender y debatir la informacion relacionada con el area sujeta a limpieza. Esto ayuda a asegurar la participacion ciudadana en las decisiones sobre la limpieza del lugar contaminada. Pongase en contacto con su Coordinador de Participacion Comunitaria o el director del Programa de Asistencia Tecnica para obtener mas informacion. Los Grupos Asesores Comunitarios pueden tambien recibir asistencia tecnica a traves del programa de Servicios de Extension Tecnica para Comunidades (TOSC) de la EPA. Este programa concede subvenciones a la red nacional de Centros de Investigacion de Sustancias Peligrosas. Los Centros luego financian universidades locales para proporcionar asesoramiento tecnico independiente a las comunidades. Para obtener mas informacion sobre este programa, pongase en contacto con el Coordinador de Participacion Comunitaria en su Oficina Regional de la EPA. Puede tambien ponerse en contacto con el Coordinador del programa de Servicios de Extension Tecnica para Comunidades en su Centro Regional de Investigacion de Sustancias Peligrosas. La hpja informativa Superfund Technical Assistance Grants Fact Sheet (PB93- 963301) puede obtenerse gratis del National Technical Information Service, 5285 Port Royal Road, Springfield, VA. Puede pedirlo tambien por telefono llamando al numero 703-605-6000. (Incluya en su pedido el ;ro de la publicacion que aparece debajo del tftulo.) su Grupo Asesor Comunitario no reune los requisitos exigidos para obtener asistencia al amparo de estos programas, busque otras fuentes federales, estatales y locales. Pida sugerencias o recomendaciones a los miembros del Grupo y a las autoridades federales, estatales y locales. -14- Septiembre de 1998 ------- Como Conseguir Financiamiento para los Grupos Asesores Comunitarios ^Donde pueden los Grupos conseguir fondos para apoyar su trabajo? Mien- tras muchas personas buscan primero en el gobierno federal o en las fundaciones beneficas nacionales, el mayor apoyo se consigue mas cerca de casa. Las compamas locales, detallistas mayores e incluso pequenos negocios locales son contribuidores potenciales para estos Grupos. Existen tambien las organizaciones de servicios voluntaries y muchas fundaciones locales pequenas y programas de donantes empresariales a nivel de fabrica que estan dispuestos a apoyar financieramente programas locales que merecen la pena. Pensar en terminos locales es muy importante. Aun obteniendo se obtengan fondos de fuentes estatales y federales, frecuentemente se depende de establecer los primeros contactos al nivel local. La Nave es conversar con la gente de su area. Forme asociaciones con organismos y organizaciones locales. La Caja de Herramientas para Crear un Grupo Asesor Comunitario contine una gufa para ayudarle a redactar una buena propuesta effectiva para conseguir proveedores de fondos su Grupo. Septiembre de 1998 -15- ------- vvEPA United States Environmental Protection Agency (5204G) Washington, DC 20460 Official Business Penalty for Private Use $300 EPA 540-K-98-006 September 1998 ------- |