vvEPA
United States
Environmental Protection
Agency
THE MODEL PLAN
FOR
PUBLIC PARTICIPATION
(Originally Published as EPA-300-K-96-003)
Developed by The National Environmental Justice Advisory Council
A Federal Advisory Committee to the U.S. EPA
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United States Enforcement and EPA-300-K-00-001
Environmental Protection Compliance Assurance February 2000
Agency (2201A)
Office of Environmental Justice
THE MODEL PLAN
FOR
PUBLIC PARTICIPATION
(Originally Published as EPA-300-K-96-003)
http://www.epa.gov/oeca/ei/main/neiacpub.html
Developed by
The Public Participation and
Accountability Subcommittee
of the
National Environmental Justice Advisory Council
A Federal Advisory Committee to the U.S. EPA
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This report and recommendations have been written as a part of the
activities of the National Environmental Justice Advisory Council
(NEJAC), a public advisory committee providing extramural policy
information and advice to the Administrator and other officials of the
United States Environmental Protection Agency (EPA). The Council is
structured to provide balanced, expert assessment of matters related to
environmental justice. This report has been reviewed by the EPA.
Mention of trade names or commercial products does not constitute a
recommendation for use.
This report is a revision of EPA-300-K-96-003 published in 1996.
Inside Front Cover
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Dear Colleagues and Friends:
The National Environmental Justice Advisory Council (NEJAC) considers public
participation crucial in ensuring that decisions affecting human health and the
environment embrace environmental justice. To facilitate such public participation, the
NEJAC requested that its Public Participation and Accountability Subcommittee
develop recommendations for methods by which EPA can institutionalize public
participation in its environmental programs. In 1994, the Public Participation and
Accountability Subcommittee developed the Model Plan for Public Meetings. The
NEJAC adopted the model plan as a living document to be reviewed annually and
revised as needed.
We are pleased to send you an updated copy of the Model Plan for Public
Participation. We also have enclosed the "Core Values for the Practice of Public
Participation," developed by Interact: The Journal of Public Participation, and the
"Guiding Principles for Public Participation," developed by the NEJAC Public
Participation and Accountability Subcommittee. We invite you to consider the model
plan as a tool that will enhance the public participation process. Please share this
document with others who may be interested in encouraging broader community
participation in the environmental decision-making process.
Please forward any written comments to:
NEJAC Public Participation and Accountability Workgroup
c/o U.S. Environmental Protection Agency
Office of Environmental Justice
1200 Pennsylvania Avenue NW (Mail Code: 2201A)
Washington, DC 20460
Phone: (202) 564-2598
Hotline: (800)962-6215
Fax: (202)501-0740
Internet E-mail: environmental-justice-epa@epa.gov
World Wide Web: http://www.epa.gov/oeca/ei/neiac
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CONTENTS
Background 7
Critical Elements for Conducting Public Participation 9
1. Preparation
2. Participants
3. Logistics
4. Mechanics
Core Values and Guiding Principles
for the Practice of Public Participation 13
Environmental Justice Public Participation Checklist
for Government Agencies 15
Bibliography 19
Acknowledgments inside back cover
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BACKGROUND
The National Environmental Justice Advisory Council (NEJAC) is a federal advisory
committee that was established by charter on September 30, 1993, to provide
independent advice, consultation, and recommendations to the Administrator of the
U.S. Environmental Protection Agency (EPA) on matters related to environmental
justice. The NEJAC is made up of 25 members, and one designated federal official
(DFO), who serve on a parent council that has six subcommitteesAir and Water,
Enforcement, Health and Research, Indigenous Peoples, International, and Waste
and Facility Siting. Along with the NEJAC members who fill subcommittee posts, an
additional 34 individuals serve on the various subcommittees. The NEJAC has held
meetings in locations across the United States, including Washington, D.C.;
Albuquerque, New Mexico; Herndon, Virginia; Atlanta, Georgia; Arlington, Virginia;
Detroit, Michigan; Durham, North Carolina; Oakland, California; and Baton Rouge,
Louisiana.
As a federal advisory committee, the NEJAC is bound by all requirements of the
Federal Advisory Committee Act (FACA) of October 6, 1972. Those requirements
include:
Members must be selected and appointed by EPA
Members must attend and participate fully in meetings of the NEJAC
Meetings must be open to the public, except as specified by the EPA
Administrator
All meetings must be announced in the Federal Register
Public participation must be allowed at all Public Participation
The public must be provided access to materials distributed during the
meeting
Meeting minutes must be kept and made available to the public
NEJAC must provide independent judgment that is not influenced by special
interest roups
Each subcommittee, formed to deal with a specific topic and to facilitate the conduct
of the business of the NEJAC, has a DFO and is bound by the requirements of FACA.
Subcommittees of the NEJAC meet independently of the full NEJAC and present their
findings to the NEJAC for review. Subcommittees cannot make recommendations
independently to EPA. In addition to the six subcommittees, the NEJAC has
established a Protocol Committee, the members of which are the chair of NEJAC and
the chairs of each subcommittee.
EPA's Office of Environmental Justice (OEJ) maintains transcripts, summary reports,
and other material distributed during the meetings. Those documents are available to
the public upon request. Executive summaries of the reports of the NEJAC meetings
are available on the Internet at http://www.epa.gov/oeca
Comments or questions can be directed to OEJ through the Internet at
environmental-iustice-epa(a)epa.qov
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CRITICAL ELEMENTS FOR CONDUCTING PUBLIC PARTICIPATION
PREPARATION
B.
C.
D.
Developing co-sponsoring and co-planning relationships with community
organizations is essential to successful community meetings. To ensure
a successful meeting, agencies should provide co-sponsors the
resources they need and should share all planning roles.
These roles include:
Decision making
Development of the agenda
Establishment of clear goals
Leadership
Outreach
Educating the community to allow equal participation and provide a
means to influence decision making.
Regionalizing materials to ensure cultural sensitivity and relevance.
Providing a facilitator who is sensitive and trained in environmental
justice issues.
PARTICIPANTS
A. As the NEJAC model demonstrates, the following communities should
be involved in environmental justice issues:
Community and neighborhood groups
Community service organizations (health, welfare, and others)
Educational institutions and academia
Environmental organizations
Government agencies (federal, state, county, local, and tribal)
Industry and business
Medical community
Non-government organizations
Religious communities
Spiritual communities
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B. Identify key stakeholders, including:
Educational institutions
Affected communities
Policy and decision makers (for example, representatives of
agencies
accountable for environmental justice issues, such as health
officials, regulatory and enforcement officials, and social agency
staff).
3. LOGISTICS
A. Where:
The meetings should be accessible to all who wish to attend
(public transportation, child care, and access for persons with
disabilities should be considered).
The meeting must be held in an adequate facility (size and
conditions must be considered).
Technologies should be used to allow more effective
communication (teleconferences, adequate translation,
equipment, and other factors).
B. When:
C. How:
The time of day and year of the meeting should accommodate the
needs of affected communities (evening and weekend meetings
accommodate working people, and careful scheduling can avoid
conflicts with other community or cultural events).
An atmosphere of equal participation must be created (avoid
using a "panel" or "head table").
A two-day meeting, at a minimum, is suggested. The first day
should be reserved for community planning and education.
The community and the government should share leadership and
presentation assignments.
10
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4. MECHANICS
Maintain clear goals by referring to the agenda; however, do not
be bound by it.
Incorporate cross-cultural exchanges in the presentation of
information and the meeting agenda.
Provide a professional facilitator who is sensitive to, and trained in
environmental justice issues.
Provide a timeline that describes how the meeting fits into the
overall agenda of the issues at hand.
Coordinate follow-up by developing an action plan and
determining who is the contact person who will expedite the work
products from the meeting.
Distribute minutes and a list of action items to facilitate follow-up.
11
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CORE VALUES AND GUIDING PRINCIPLES
FOR THE PRACTICE OF PUBLIC PARTICIPATION
Items 1-7 were adopted from "Interact: The Journal of Public Participation, Volume 2,
Number 1, Spring 1996." Items 8-14 are The Guiding Principles for Public
Participation developed by the NEJAC's Public Participation/Accountability Workgroup
to ensure the early involvement of the public.
*1. People should have a say in decisions about actions which affect their lives.
*2. Public participation includes the promise that the public's contribution will
influence the decision.
*3. The public partidpation process communicates the interests and meets the
process needs of all participants.
*4. The public partidpation process seeks out and facilitates the involvement of
those potentially affected.
*5. The public partidpation process involves participants in defining how they
participate.
*6. The public partidpation process communicates to participants how their input
was, or was not, utilized.
*7. The public partidpation process provides participants with the information they
need to participate in a meaningful way.
8. Involve the public in decisions about actions which affect their lives.
9. Maintain honesty and integrity throughout the process.
10. Encourage early and active community participation.
11. Recognize community knowledge.
12. Use cross-cultural methods of communication.
13. Institutionalize meaningful public participation by acknowledging and
formalizing the process.
14. Create mechanisms and measurements to ensure the effectiveness of public
participation.
*Interact is published by the International Association of Public Participation
Practitioners, a non-profit corporation established in 1990 to serve practitioners
throughout the world seeking practical experience designing and conducting public
involvement programs.
13
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14
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ENVIRONMENTAL JUSTICE PUBLIC PARTICIPATION CHECKLIST
FOR GOVERNMENT AGENCIES
1. Ensure that the Agency's public participation policies are consistent with the
requirements of the Freedom of Information Act, the Emergency Planning and
Community Right to Know Act and the National Environmental Policy Act.
2. Obtain the support of senior management to ensure that the Agency's policies
and activities are modified to ensure early, effective and meaningful public
participation, especially with regard to Environmental Justice stakeholders.
Identify internal stakeholders and establish partnering relationships.
3. Use the following Guiding Principles in setting up all Public Meetings:
Maintain honesty and integrity throughout the process
Recognize community and indigenous knowledge
Encourage active community participation
Utilize cross-cultural formats and exchanges
4. Identify external Environmental Justice stakeholders and provide opportunities
to offer input into decisions that may impact their health, property values and
lifestyles. Consider at a minimum individuals from the following organizations
as appropriate:
Environmental organizations
Business and trade organizations
Civic/public interest groups
Grassroots/community-based organizations
Congress
Federal agencies
Homeowner and resident organizations
International organizations
Labor unions
Local and State government
5. Identify key individuals who can represent various stakeholder interests. Learn
as much as possible about stakeholders and their concerns through personal
consultation, phone or written contacts. Ensure that information-gathering
techniques indude modifications for minority and low-income communities (for
example, consider language and cultural barriers, technical background,
literacy, access to respondents, privacy issues and preferred types of
communications).
6. Solicit stakeholder involvement early in the policy-making process, beginning in
the planning and development stages and continuing through implementation
and oversight.
7. Develop co-sponsoring/co-planning relationships with community organizations,
providing resources for their needs.
15
-------
8. Establish a central point of contact within the Federal agency to assist in
information dissemination, resolve problems and to serve as a visible and
accessible advocate of the public's right to know about issues that affect health
or environment.
9. Regionalize materials to ensure cultural sensitivity and relevance. Make
information readily accessible (for example, access for the handicapped and
sight- and hearing-impaired) and understandable. Unabridged documents
should be placed in repositories. Executive summaries/fact sheets should be
prepared in layman's language. Whenever practicable and appropriate,
translate targeted documents for limited English-speaking population.
10. Make information available in a timely manner. Environmental Justice
stakeholders should be viewed as full partners and Agency customers. They
should be provided with information at the same time it is submitted for formal
review to State, Tribal and/or Federal regulatory agencies.
11. Ensure that personnel at all levels in the Agency clearly understand polides for
transmitting information to Environmental Justice stakeholders in a timely,
accessible and understandable fashion.
12. Establish site-specific community advisory boards where there is sufficient and
sustained interest. To determine whether there is sufficient and sustained
interest, at a minimum, review correspondence files, review media coverage,
conduct interviews with local community members and advertise in local
newspapers. Ensure that the community representation includes all aspects
and diversity of the population. Organize a member selection panel. Solicit
nominations from the community. Consider providing administrative and
technical support to the community advisory board.
13. Schedule meetings and/or public hearings to make them accessible and
user-friendly for Environmental Justice stakeholders. Consider time frames that
do not conflict with work schedules, rush hours, dinner hours and other
community commitments that may decrease attendance. Consider locations
and facilities that are local, convenient and represent neutral turf. Ensure that
the facility meets American with Disabilities Act Statements about equal
access. Provide assistance for hearing-impaired individuals. Whenever
practical and appropriate, provide translators for limited-English speaking
communities. Advertise the meeting and its proposed agenda in a timely
manner in the print and electronic media. Provide a phone number and/or
address for communities to find out about pending meetings, issues, enter
concerns or to seek participation or alter meetings agendas.
14. Consider other vehicles to increase participation of Environmental Justice
stakeholders including:
Posters and Exhibits
Participation in Civic and Community Activities
Public Database and Bulletin Boards
Surveys
Telephone Hotlines
Training and Education Programs, Workshops and Materials
16
-------
15. Be sure that trainers have a good understanding of the subject matter both
technical and administrative. The trainers are the Ambassadors of this
program. If they don't understand - no one will.
16. Diversity in the workplace: whenever practical be sure that those individuals
that are the decision makers reflect the intent of the Executive Order and come
from diverse backgrounds, especially those of a community with whom the
Agency will have extensive interaction.
17. After holding a public forum in a community, establish a procedure to follow up
with concrete action to address the communities' concerns. This will help to
establish credibility for your Agency as having an active role in the Federal
government.
18. Promote interagency coordination to ensure that the most far reaching aspects
of environmental justice are sufficiently addressed in a timely manner.
Environmental problems do not occur along departmental lines. Therefore,
solutions require many agendes and other stakeholders to work together
efficiently and effectively.
19. Educate stakeholders about all aspects of environmental justice (functions,
roles, jurisdiction, structure and enforcement).
20. Ensure that research projects identify environmental justice issues and needs
in communities, and how to meet those needs through the responsible
agencies.
21. Establish interagency working groups (at all levels) to address and coordinate
issues of environmental justice.
22. Provide information to communities about the government's role as it pertains
to short-term and long-term economic and environmental needs and health
effects.
23. Train staff to support inter-and infra-Agency coordination, and make them
aware of the resources needed for such coordination.
24. Provide Agency staff who are trained in cultural, linguistic and community
outreach techniques.
25. Hold workshops, seminars and other meetings to develop partnerships
between agencies, workers and community groups. (Ensure mechanisms are
in place to ensure that partnerships can be implemented via cooperative
agreements, etc.)
26. Provide effective outreach, education and communications. Findings should be
shared with community members, with an emphasis on being sensitive and
respectful to race, ethnicity, gender, language, and culture.
17
-------
27. Design and implement educational efforts tailored to specific communities and
problems. Increase the involvement of ethnic caucuses, religious groups, the
press, and legislative staff in resolution of Environmental Justice issues.
28. Assure active participation of affected communities in the decision-making
process for outreach, education, training and community programs - including
representation on advisory councils and review committees.
29. Encourage Federal and State governments to "reinvent government" -
overhaul the bureaucratic in favor of community responsiveness.
30. Link environmental issues to local economic issues to increase level of interest.
31. Use local businesses for environmental cleanup or other related activities.
32. Utilize, as appropriate, historically Black Colleges and Universities (HBCU) and
Minority Institutes (Ml), Hispanic Serving Colleges and Universities (HSCU) and
Indian Centers to network and form community links that they can provide.
33. Utilize, as appropriate, local expertise for technical and science reviews.
34. Previous to conducting the first Agency meeting, form an agenda with the
assistance of community and Agency representatives.
35. Provide "open microphone" format during meetings to allow community
members to ask questions and identify issues from the community.
18
-------
Bibliography:
"Interim Report of the Federal Facilities Environmental Restoration Dialogue Committee," February
1993, U.S. Environmental Protection Agency and the Keystone Center.
"Community Relations in Superfund: A Handbook," January 1992, U.S. Environmental Protection
Agency, Documents # EPA-540-R-92-009 and # PB92-963341.
DRAFT "Partnering Guide for DoD Environmental Missions," July 1994, Institute for Water Resources,
U.S.A.C.E.
"Improving Dialogue with Communities: A Short Guide for Government Risk Communications,"
September 1991, Environmental Communicatbns Research Program, New Jersey Agricultural
Experiment Station, Cook College, Rutgers University.
19
-------
ACKNOWLEDGMENTS
The NEJAC gratefully acknowledges the efforts of the following current and former
members of the Public Participation and Accountability Subcommittee who contributed
to the development of this document:
Carl Anthony
Earth Island Institute and Urban Habitat
Mable Butler
Orange County, CA County Commission
Lawrence J. Dark
Urban League of Portland
Delbert Dubois
Four Mile Hibberian Community Associatbn
Denise D. Feiber
Environmental Science & Engineering, Inc.
Renee L. Goins, Acting Designated Federal
Official
Office of Environmental Justice
U.S. Environmental Protection Agency
Domingo Gonzales
Texas Center for Policy Studies
Dolores Herrera
Albuquerque San Jose
Community Awareness Council, Inc.
Robert Holmes
Southern Center for Studies in
Public Policy, Clark Atlanta University
Lawrence Hurst
Motorola, Inc.
Annabelle Jaramillo
Office of the Governor
State of Oregon
Robert Knox, Designated Federal Officer
Office of Environmental Justice
U.S. Environmental Protection Agency
John Kyte
National Association of Manufacturers
Dune Lankard
Eyak Rainforest Preservation Fund
Pamela Tau Lee
University of California
Center for Occupational and Environmental Health
John O'Leary
Pierce Atwood
Rosa Hilda Ramos
Communityof Catano Against Pollution
Mamie Rupnicki
Prairie Band of Potawatomie Tribe in Kansas
Peggy Saika
Asian Pacific Environmental Network
Cindy Thomas
Alaska Native Health Board
Salomon Rondon-Tollens
Puerto Rico Natural Resources and Environmental
Quality Commission
Connie Tucker
Southern Organizing Committee for Economic and
Environmental Justice
Haywood Turrentine
Laborers-International Union of North America
Baldemar Velasquez
Farm Labor Organizing Committee
Beverly Wright
Xavier University
Deep South Centerfor Environmental Justice
In Memoriam:
Jean Sindab
National Council of Churches
Dana Alston
Public Welfare Foundation
INSIDE BACK COVER
20
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PARTICIPACION PUBL1CA
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United States
Environmental Protection
Agency
Enforcement and
Compliance Assurance
(2201A)
EPA-300-K-00-001 :
Septiembre 2000 .
http://www.eDa.gov/oeca/ei/main/neiacpub.htnril
Office of Environmental Justice
Escriba o Llame:
Telefono:
Para Obtener Copias ;
US EPA National Service Center for Environmental Publications
P.O.Box 42419
Cincinnati, OH 45242 :
513-489-8190 ;;-=::,;; -?
Solicite el Informe Numero EPA-300-k-00-001
Este informe y recomendaciones ban sido escritos como una parte de las
actividades del Consejo Asesor Nacional para la Justicia Ambiental
(NEJAC), un consejo publico que proporciona informacidn externa
sobre politica publica de la EPA, y conseja al Administrador y a otros
oficiales de la Agenda de Protection Ambiental de los Estados Unidos
(EPA). El Consejo esta estructurado para proporcionar valorization
equilibrada, analisis por expertos en la materia relacionada con justicia
ambiental. Este informe ha sido revisado por la EPA. La mencidn de
nombres comerciales o de productos comerciales no constituye una
recomendacion para el uso de ellos.
Este informe es ana revision del EPA-300-K-96-003 publicada en el 1996.
Inside Back Cover
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Estimados Colegas y Amigos:
El Consejo Asespr National de Justicia Ambiental (NEJAC) considera
crucial la participation publica, en asegurar que las decisiones que afectan la
salud humana y el ambiehte abrazan la justicia ambiental.
Para facilitar tal participaci6n publica, el NEJAC pidio que su Subcomite de
Participation Publica y Responsabilidad desarrpllara recomendaciones para los metodos de
participation publica que la EPA pueda institucionalizar en sus programas ambientales. En
el 1994, el Subcomite de Participacibn Publica y de Responsabilidad desarrollaron un Plan
Modelo para las Reuniones Publicas. El NEJAC adopto el plan modelo como un documento
viviente que serfa revisado anualmente y enmendado segun fuera necesario.
Nosotros estamos contentos de enviarle una copia revisada d.el Plan Modelo para la
Participation Publica. Ndsptrps tambien hemos inclufdo el" Nucleo de Valores para la
Practica de Participacidn Publica," escrito por la reyista Interact, El Peri6dico de.
Participation Publica, y el documento " Guia de Principles para la Participacion F3ublica,"
desarrollado por el Subcomite de Participacidn Publica y Responsabilidad del NEJAC.
Nosotros lo invitamps a considerar el plan modelo como una herramienta que reforzara el
proceso de la participation del publico. Por favor comparta este documento con otrps que
puedan estar interesados, animando a la comunidad a tener mas amplia participation en el
proceso de la toma de decision.
Por favor remita cualquier comentario escrito a:
NEJAC
c/o U.S. Environmental Protection Agency
Office of Environmental Justice
1200 Pennsylvania Avenue NW (Mail Code: 2201 A)
Washington, DC 20460
Phone: (202)564-2515
Hotline: (800)962-6215
Fax: (202) 501-0740
E-mail: environmental-iustice-epaO.epa.qov
Internet: http://es.epa.gov/oeca new/ei/nejac/index.html
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CONTENIDO
Antecedentes
Elemeritos Criticos para Conducir Participacion Publica 6
1. Preparacidn
2. Participantes
3. Logisticas
4. Mecanicas
Nficleo de Valores y Principios Oufas
Para la Practiea de Participacion Publica
Lista de Justicia Ambiental para Monitoreo
de Participacion Pfiblica para las Agencias del Gobierno ..'. 9
Bibliografla 13
Reconoeimientos 14
-------
ANTECEDENTES
El Consejo Asesor Nacional de Justicia Ambiental (NEJAC) es un comite asesor federal que
fue establecido ppr acta constitutional el 30 de septiembre de 1993, para proporcionar
consejo independiente, consultation, y recomendaciones al Administrador de la Agenda de la
Protection Ambiental (EPA) en materias relacionadas a justicia ambiental. El NEJAC se
compone de 26 miembros, y un Funcionario Oficial Federal Designado (DFO), quien sirve
como consejo ejecutivo. Esta compuestp por 7 subcomites, (1) el subcomite de Puerto Rico
(el cual se reune en la Isla con el proposito de senalar los problemas ambientales de esta), y
otros seis subcomites basados en los prpgramas de la EPA, los cuales son:(2) Aire y Agua,
(3) Acatamiento Legal, (4) Salud e Investigation, (5) Gentes Indigenes, (6) International, y (7)
Desperdicios y Facilidades para Vertederos. Conjuntamente con los miembros del NEJAC,
un grupo de 40 individuos adicionales sin/en en varies de los subcomites. El NEJAC ha
celebrado reuniones en varias localizaciones en los Estados Unidos, incluyendo Washington,
D.C.; Albuquerque, Nuevo Mexico; Herndon, Virginia; 2 en Atlanta, Georgia; 3 en Arlington,
Virginia; Detroit, Michigan; Durham, Carolina del Norte; Oakland, California; Baton Rouge,
Louisiana; y Seattle, Washington.
Comp comite federal asesor, el NEJAC esta confinado a todos los requisites del Acta del
Comite Federal de Asesoria (FACA) del 6 de octubre del 1972. Estos requisites incluyen:
Los miembros tienen que asistir y participar totalmente en las reuniones del
NEJAC
Las reuniones tienen que ser publicas, excepto cuando es especificado por el
Administrador
ป Todas las reuniones han de ser anunciadas en el Registro Federal
La Participation Publica tiene que ser permitida en todas las reuniones publicas
El publico tiene que tener acceso a todo el material distribuido durante la reunidn
Las transcripciones de las reuniones tienen que mantenerse en archivo y estar
disponible al publico.
El NEJAC proveera juicio independientemente de la influencia de grupos de interns
especial.
Cada subcomite, formado para tratar con un tema especifico y para facilitar la conducta de
los asuntps del NEJAC, tiene un DFO y esta limitado por los requisites del FACA. Los
subcomites del NEJAC se reunen independientemente del NEJAC complete y presentan sus
hallazgos al NEJAC para la revision. Los subcomites no pueden hacer recomendaciones
independientemente de la EPA. Ademas de los seis subcomites, el NEJAC ha establecido un
Comite Protocolar, cuyos miembros lo componen el presidente del NEJAC y el Ifder de cada
subcomite.
La Oficina de Justicia Ambiental de la EPA (OEJ) mantiene las transcripciones, compendio de
los infprmes, y otro material distribuido durante las reuniones. Estos documentos estan
disppnibles al publico segCin se soliciten. Los Compendios de los Ihformes Ejecutivos de las
reuniones del NEJAC estan disppnibles en su Pagina Electronica de la Red International:
http://es.epa.gov/oeca new/ei/nejac/index.html
Comentarios y preguntas pueden ser enviados a la Oficina de Justicia Ambiental atraves de
(a Inter-red: environmental-iustice-epa@epa.gov
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ELEMENTOS CRITICOS PARA CONDUCIR PARTICIPACION PUBLICA
1. PREPARACI6N
A. Desarrollando relaciones que son co-patrocinada y co-planificada con las
organizaciones de la comunidad, son esenciales para el exito de las reuniones
de la comunidad. Para asegurar una reunion exitosa, las agendas deben
proporcipnar a los co-patrocinantes los recursos que ellos necesitan y deben
compartir todas las funciones en la planificaci6n.
Estas funciones incluyen:
Toma de decision
Desarrollo de la agenda
Establecimiento de metas claras
Liderazgo
Propagaci6n
B. Educando a la comunidad para permitir la igualdad en la participaci6n y
proveer el sentido para influenciar en la toma de decisiones.
C. Desarrollar materiales en especifico al asunto y asegurar la sensibilidad de la
cultura y lo que es relevante a la localization.
D. Proveer un facilitador quien sea sensible y entrenado en los asuntos de justicia
ambiental.
2. PARTICIPANTES
A. Como el modelo de NEJAC demuestra, las siguientes comunidades deben ser
involucradas en los problemas de justicia ambiental:
Comunidad y grupos del barrio
Organizaciones de servicio a la comunidad (salud, bienestar, y otros)
Instituciones educativas y academia
Organizaciones ambientales
Agencias gubernamentales (federal, estatal, condado, local, y tribus)
Industria y negocio
Comunidad medica
Organizaciones no-gubernamentales
Comunidades religiosas
Comunidades espirituales
B. Identiflcar los grupos de interes, incluyendo:
Instituciones educativas
Comunidades afectadas
Politicas publicas y toma de decisiones (por ejemplo, representantes de
agencias responsables por asuntos de justicia ambiental, asi como oficiales
para la salud, oficiales para normas y acatamiento legal, y func:onarios de
agencia social)
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3. LOGISTICAS
A. Donde:
Las reuniones tienen que estar accesibles a tpdos los interesados en asistir
(considerando la transportation publics, el cuidado de los ninos, y el acceso
seguro para el incapacitado)
La reunion debe tener lugar en una facilidad adecuada (tamafio y
condiciones tienen que ser considerados)
La tecnologia sera usada para permitir una mayor y efectiva
comunicacion (teleconferencias, traducciones adecuadas, equipo, y
otros factores)
B. Cuando:
La hora, el dia y el ano para la reunion ban de ser acomodados a las
necesidades de las comunidades (las reuniones al atardecer o fines de semana
para acomodar a las personas que trabajan, y un itinerario cuidadosamente
programado para evitar conflictos con otros eventos culturales de la
comunidad).
C. Como:
Crear una atmosfera de igual participacion (evite usar un "panel" o "mesa
central").
Se sugiere una reunion de dos dfas, como minimo. El primer dia debera
reservarse para planificacion y educacion de la
comunidad.
La comunidad y el gobierno ban de compartir liderazgo y presentaciones de
sus cometidos.
4. MECANICAS
ฎ Mantener metas claras refiriendose a la agenda; sin embargo, no estan sujetados a ellas.
Incorporar los enlaces culturales en la presentation de information y en la agenda de la
reunion.
o Proveer un facilitador profesional que sea sensitivo(a), y entrenado en asuntos de justicia
ambiental.
Proveer una marca de tiempo que describa el c6mo la reunion responde a toda la agenda de los
asuntos pendientes.
o Coordinar el seguimiento mediante el desarrollo de un plan de action y determinar quiSn es la
persona de contacto quien se encargara de continuar el trabajo producido en la reuni6n.
o Distribuir las minutas y una lista de los asuntos pendientes.
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NUCLEO DE VALORES Y PRINCIPIOS GUIAS
PARA I_A PRACTICA DE PARTICIPACION PUBLlCA
Los puntos del 1-7 fueron adoptados de la revista "Interact: The Journal of Public Participation",
Volumen 2, Numero 1, Primavera 1996. Los puntos del 8-14 son los
Principios Guias para la Participacion Publica desarrollado por el Grupo de Trabajo:
Participacion/Responsabilidad del NEJAC para asegurar el envolvimiento del publico en su etapa
inicial.
1. Las personas deben tener la oportunidad de aportar en las decisiones con referencia a las
acciones tomadas que afectan sus vidas.
2. Participacion Publica incluye la promesa que la contribucion publica va a influir la decision.
3. El proceso de participacion publica comunica los intereses y realiza el proceso para identificar
las necesidades de todos los participantes.
4. El proceso de participacion publica busca y facilita el envolvimiento de aquellos que
potencialmente estan afectados.
5. El proceso de participacion publica envuelve a los participantes en la definici6n de como ellos
participan.
6. EJ proceso de participacion publica comunica a los participantes c6mo su contribucion llego a
ser utilizada y el porque no fue incluida.
7. El proceso de participacion publica provee a los participantes la informacion que necesitaran
en una manera significativa.
8. Involucre las decisiones del publico en las decisiones sobre acciones que afectan sus vidas.
9. Mantenga honestidad e integridad atrav^s del proceso.
10. Para una comunidad activa estimule la participacion.
11. Reconozca el conocimiento de la comunidad.
12.. Utilice m&odos de comunicacion que entrelacen las culturas
13. Institucionalice la participacion publica significativa por medio del reconocimiento y
formalizacion del proceso.
14. Crear mecanismos y medidas que aseguren la efectividad de la participacion publica.
*Interact este publicada por la Asociacion International de Practicantes de Participacidn
Publica, una coorporacidn sin fines de iucro establecida en el 1990 para servir a los
practicantes atraves del mundo y buscan la experiencia practice cuando estan diseftando y
conduciendo programas de envolvimiento publico.
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LISTA DE JUSTICIA AMBIENTAL PARA MON1TOREO
DE PARTICIPACION PUBLICA PARA
LAS AGENCIAS DEL GOBIERNO
1. Asegurar que las politicas publicas para la participacion publica de la Agenda sean
consistences con los requisitps del Acta del Libre Acceso a la Information, Acta de
Planificacipn para Emergencia y el Derecho de Saber de la Comunidad, y el Acta de
Polftica Publica National para el Ambiente.
2. Obtener el apoyo de la gestion a nivel de alta gerencia para asegurar que las pollticas y
actividades de la Agenda estan modificadas para asegurar la pronta, efectiva y
significativa participacion publica, espetialmente con referenda a los interesados en
Justicia Ambiental. Identificar interesados internes y establecer relaciones con ellos
como socios.
3. Use la siguiente Guia de Principles cuando organice las reuniones publicas:
ซ Mantenga honestidad e integridad atraves del proceso.
Reconozca la cpmunidad y el conocimiento de los indfgenas.
Estimule la participation activa de la comunidad
Utilice formatos de entrelace de cultura e intercambios
4. Identificar interesados externps en Justicia Ambiental y proveer oportunidades que
ofrezcan insumo en las decisiones que puedan impactar su salud, el valor de su
propiedad y el estilo de vida. Como minimo, considere individuos de las siguientes
organizaciones segun sea apropiado:
Organizaciones Ambientales
Organizaciones de Negocio y de Mercadeo Comercial
Grupos de interes civicos/publico
Organizaciones de Base de la Comunidad
Congreso
Agencias Federal
Organizaciones de Duenos de Propiedad y Residentes
Organizaciones Internationales
Uniones de Trabajo
Gobierno Local y Estatal
5. Identificar individuos claves quienes puedan representar a diversos grupos de interes.
Conozca en lo mas posible a los interesados y sus preocupaciones atraves de consulta
personal, telefono o contactos por escrito. Asegurar que la information tecnica recogida,
incluya modificaciones para comunidades de minorias y comunidades de bajo ingreso
(por ejemplo, considere el lenguaje y las barreras culturales, antecedentes tecnicos,
analfabetismo, acceso a information para los que responden, asuntos confidenciales y
el tipo preferido de comunicaciones).
6. Para envolver a los interesados en el proceso de la toma de decisiones, la planificaci6n y
el desarrollo de cada etapa atraves de la implementation se debe de solicitar la
participacion desde el comienzo y estar vigilantes.
7. Desarrollar relaciones que sean co-patrocinadores y co-planificadores con las
organizaciones de la comunidad y proveer recursos a sus necesidades.
8. Establecer un punto central dentro de la agenda Federal para asistir en la diseminacidn
de information, resolver problemas y servir como un defensor visible y accesible al
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derecho de saber del publico en referenda a los asuntos que le afectan en la salud y el
ambiente.
9. Los materiales deben de responder a su Region o localidad para asegurar la sensibilidad
cultural y su pertinencia. Permita que la informacion este facilmente disponible,
accesible (por ejemplo, acceso para los incapacitados, ciegos y sordos) y entendible.
Los documentos oficiales deberan ser archivados en un lugar seguro. Preparar el
Compendio Ejecutivo y el Boletfn Informativo en el lenguaje comOn del pueblo. Traducir
los documentos identificadps, cuantas veces sea practico para una poblacidn con
limitacidn para entender el idioma en Ingles.
10. Permitir que la informacidn esti disponible a tiempp. Los socios interesados en Justicia
Ambiental deben de ser vistos como asociados y clientes de la Agenda. La informacion
para revisidn enviada al Estado, a las Tribus y/o agendas normativas se les debe
proveer al mismo tiempo.
11. Asegurar que todo personal a diferentes niveies en la Agencia, claramente cpmprendan
las politicas publicas para poder transmitirlas a tiempo, y proveer interpretacion y el
acceso a estas a los asociados de Justicia Ambiental.
12. Establecer juntas de cpnsejo de la comunidad en areas-especiflcas donde existe
suficiente y sostenido interis. Para determiner si existe suficiente interes, como mlnimo,
revise la correspondencia del archive, revise los anuncios de publicacidn o
propaganda, conduzca entrevistas con miembros locales de la comunidad y anuncios en
los periodicos de la localidad. Asegure que la representation de la comunidad
incluye todos los aspectos y diversidad de la poblacion. Organice un panel para la
seleccion de miembros. Solicite nominaciones dentro de la comunidad. Considere
proveer apoyo administrativo y tecnico a la junta de consejo de la comunidad.
13. Planificar las reuniones y/o las vistas publicas en areas accesibles y aceptable por todos
los interesados en Justicia Ambiental. Considerar que el tiempo no interfiera con los
itineraries de trabajo, horas de mayor trafico, horas de cena y otros compromisos de la
comunidad que puedan interferir y reducir la asistencia. Considerar localizaciones y
facilidades que esten dentro de la comunidad, que sea conveniente y que represente
neutralidad. Asegurar que la facilidad cumpla con la Declaracidn de Incapacitados en
America con Igualdad de Acceso. Proveer asistencia para individuos sordos. Siempre
que sea practico y aprppiado, provea traductores para comunidades con limitacidn para
entender y hablar el idioma del Ingles. Anunciar la reunion y su agenda propuesta a
tiempo, electronicamente y utilizando el medio de informacion publica. Proveer un
numero de telefono y/o direcciones que permitan a las comunidades enterarse de las
reuniones pendientes, los asuntos, para que puedan presenter sus preocupaciones,
buscar su participacion o alterar las agendas de las reuniones.
14. Considere otros medios para aumentar Ja participacion de los interesados de Justicia
Ambiental incluyendo:
Cartelones y Exhibiciones
Participacidn en Actividades Cfvicas y de la Comunidad
Fuente de Informacidn Publica y Tabla de Edictos
Estudios
Lfneas de Emergencia Gratuita
Programas de Entrenamiento y Educacidn, Talleres de Trabajo y Materiales
15. Este seguro de que los entrenadores tienen un buen entendimiento del tema en
cuestion, tanto tecnico como administrativo. Los entrenadores son los embajadores de
este programa. Si ellos no entienden, nadie va a entender.
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16. Diversidad en el trabajo: siempre que pueda asegurese que los individuos quo toman las
decisiones reflejan la intencidn de la Orden Ejecutiva y que proceden de diversos
antecedentes, especialmente aquellos con quienes la Agenda interactua
extensivamente.
17. Luego de spstener un foro publico en una comunidad, establezca un procedimiento para
dar seguimiento con acciones concretas a los asuntos de las comunidades. Esto ayuda
a establecer credibilidad para su Agenda como una que tiene una funcibn activa en el
gobierno Federal.
18 Promover la coordinacion interagencial para asegurar que los aspectos mis remotos de
justicia ambiental estan suficientemente senalados a tiempo. Los probiemas del
ambiente no ocurren como si fueran departamentos. For lo tanto, las soluciones
requieren que muchas agencias y otros interesados trabajen juntos eficazmente y
efectivamnente.
19. Educar a los interesados acerca de todos los aspectos de justicia ambiental (fundones,
roles, jurisdiccion, estructura y ejecucion legal).
20. Asegurar que los proyectos de investigacion identifican los asuntos de justicia ambiental
y las necesidades de la comunidad, y cdmo esas necesidades se resuelven atraves de
las agencias responsables.
21. Establecer un grupo de trabajo interagencial (a todos los niveles) que indiquen y
coordinen las asuntos de justicia ambiental.
22. Proveer informaci6n a la comunidad con referenda a las funciones del gobierno segun
tienen pertinencia a las necesidades de la economfa, el ambiente y los efectos de la
salud a largo y corto plazo
23. Entrenar a los funcionarios para que apoyen en la coordinacion a nivel interno e
integrado dentro de la Agenda, y hacerles concientes de los recursos que se necesitan
para tal coordinacidn,
24. Proveer funcionarios de la Agenda que esten entrenados en las tecnicas de promoctdn
de la comunidad, de la cultura y de la lengua.
25. Sostener talleres de trabajo, seminaries y otras reuniones para desarrollar asociaciones
entre las agencias, entre los trabajadores y entre los grupos de la comunidad. (Asegurar
que los mecanismos esten en su lugar para que estas asociaciones puedan ser
implementadas por acuerdos cooperatives, etc.)
26. Proveer una propaganda efectiva, para la educacidn y las comunicaciones. Todos los
hallazgos deben ser compartidos con los miembros de la comunidad, con enfasis en la
sensitividad y respeto a la raza, a la etnicidad, al genero, al idioma y la cultura.
27. Disenar e implementar esfuerzos a nivel educacional a la medida de las comunidades y
a sus probiemas especfficos. Aumentar el involucramiento de comites etnicos, grupos
religipsos, la prensa, los funcionarios legislativos en la resolucidn de asuntos de Justicia
Ambiental.
28. Asegurar la participaci6n activa de las comunidades en el proceso de la toma de
decisiones para propagar, educar, entrenar y preparar programas comunales ~
incluyendo representaciones en los comites de consejos de asesorla.
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29. Motivar al gobierno Federal y Estatal para "reinventar el gobierno" reparar la burocracia
para responder en favor de la comunidad.
30. Entrelazar los asuntos ambiental a los asuntos economicos locales para aumentar el
nivel de interes.
31. Usar los negocios a nivel local para limpiar el ambiente y otras actividades relacionadas.
32. Utilizar, segun sea apropriado, los Colegios y Universidades histpricamente Negro
(HBCU) e Institutes de Minorfa (Ml), Colegios y Universidades Sin/iendo al Hispano
(HSCU) y los Centres Indigenes para formar redes y lazos que ellos puedan proveer.
33. Utilizar, segun sea apropiado, expertos de la localidad para hacer las revisiones tecnicas
y cientificas.
34. Antes de conducir la primera reunion con la Agenda, prepare una agenda con la
asistencia de la comunidad y los representantes de la Agencia.
35. Proveer "microfono abierto" que este disponible durante las reuniones para permitir que
los miembros de la comunidad puedan hacer preguntas e identificar asuntos de la
comunidad.
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BIBLIOGRAFiA
"Interim Report of the Federal Facilities Environmental Restoration Dialogue Committee,"
Febrero 1993, Agenda de Proteccibn Ambiental, E.E.U.U. y el Centra Keystone.
"Community Relations in Superfund: A Handbook," Enero 1992,Agencia de Proteccidn
Ambiental, E.E.U.U. Documentos # EPA-540-R-92-009 y # PB92-963341.
BORRADOR "Partnering Guide for DOD Environmental Missions," Julio 1994, Institute de
Recursos de Agua, E.E.U.U. y S.A.C.E.
"Improving Dialogue with Communities: A Short Guide for Government Risk Communications,"
Septiembre 1991, Programa de Investigation para la Comunicacion Ambiental, Estaci6n
Experimental de New Jersey, Colegio Cook,
Universidad de Rutgers.
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RECONOCIMIENTOS
El NEJAC reconoce los esfuerzos de los siguientes actuates y anteriores miembros del
Subcomite de Partieipacion Ptiblica y Responsabiiidad quienes contribuyeron ai desarrolio de
este modelo:
Carl Anthony
Earth Island Institute and Urban Habitat
Mable Butler
Orange County, CA County Commission
Lawrence J, Dark
Urban League of Portland
Domingo Gonzales
Texas Center for Policy Studies
Dolores Herrera
Albuquerque San Jose
Community Awareness Council, Inc.
Lawrence Hurst
Motorola, Inc.
Robert Knox, Designated Federal Officer
Office of Environmental Justice
U.S. Environmental Protection Agency
John Kyte
National Association of Manufacturers
Dune Lankard
Eyak Rainforest Preservation Fund
Pamela Tau Lee
University of California
Center for Occupational and Environmental
Health
JohnO'Leary
Pierce Atwood
Peggy Saika
Asian Pacific Environmental Network
Cindy Thomas
Alaska Native Health Board
Salom6n Rondon-Tollens
Puerto Rico Natural Resources and
Environmental Quality Commission
Connie Tucker
Southern Organizing Committee for Economic and
Environmental Justice
Haywood Turrentine
Laborers-International Union of North America
Baldemar Velasquez
Farm Labor Organizing Committee
Beverly Wright
Xavier University
Deep South Center for Environmental Justice
Los siguientes miembros del NEJAC contribuyeron
con esta revtsidn:
Annabelle Jaramillo
Office of the Governor
State of Oregon
Delbert Dubois
Four Mile Hibberian Community Association
Denise D, Feiber
Environmental Science & Engineering, Inc.
Mamie Rupnicki
Prairie Band of Potawatomie Tribe in Kansas
Robert Holmes
Southern Center for Studies in
Public Policy, Clark Atlanta University
Rosa Hilda Ramos
Community of Catano Against Pollution
In Memortam:
Jean Sindab
National Council of Churches
Dana Alston
Public Welfare Foundation
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