Informe: La Región 2 debe mejorar sus procesos internos relacionados con los acuerdos de asistencia de Puerto Rico {Spanish}


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AGENCIA DE PROTECCiON AMBIENTAL DE LOS EE.UU.
OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL
Operar eficiente y efectivamente
La Region 2 debe mejorar
sus procesos internos
relacionados con los
acuerdos de asistencia de
Puerto Rico
Informe Numero. 17-P-0402 25 de septiembre de 2017

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Colaboradores en el informer	Michael D. Davis
Madhu Dev
Kelvin Haas
Cara Lindsey
Gloria Taylor-Upshaw
Abreviaturas

CCSJBE
Corporation para la Conservation del Estuario de la Bahia de San Juan
CFR
Codigo de Reglamentaciones Federates
EPA
Agencia de Proteccion Ambiental de los EE.UU.
JCA
Junta de Calidad Ambiental de Puerto Rico
AF
Ano Fiscal
GPI
Emision de Politica de Subvenciones
GS
Especialista en Gestion de Subvenciones
IGMS
Sistema Integrado de Gestion de Subvenciones
OGD
Oficina de Subvenciones y Suspensiones
OIG
Oficina del Inspector General
PO
Funcionario de Proyectos
SRF
Fondo Rotatorio Estatal
Fotografia de la portada: Edificio de oficinas de la Division de Proteccion Ambiental de la
Region 2 en el Caribe. Guaynabo, Puerto Rico. (Foto EPA OIG)
iSabe de algun fraude, malgasto o abuso en un
programa de la EPA?
Linea directa del Inspector General de la EPA
1200 Pennsylvania Avenue, NW (2431T)
Washington, DC 20460
(888) 546-8740
(202) 566-2599 (fax)
OIG Hotline@epa.gov
Conozca mas detalles sobre nuestra Linea Directa
de la OIG.
Oficina del Inspector General de
la EPA
1200 Pennsylvania Avenue, NW (2410T)
Washington, DC 20460
(202) 566-2391
www.epa.gov/oiq
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Actualizaciones por correo electronico
Siganos en Twitter @EPAoig
Envienos sus Sugerencias sobre provectos

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Agenda de Proteccion Ambiental de los EE.UU. (U.S.
EPA) Oficina del Inspector General
A Grandes Rasgos
17-P-0402
25 de septiembre de 2017
Por que hicimos esta
evaluacion
Realizamos esta auditoria
para determinarsi la
Agenda de Proteccion
Ambiental de los EE.UU.
(EPA por sus siglas en
ingles) establecio controles
y procesos para supervisar y
gestionar los acuerdos de
asistencia de Puerto Rico a
fin de proteger la salud
humana y el medio
ambiente.
Los acuerdos de asistencia,
que incluyen subvenciones y
convenios de cooperacion,
son mecanismos que se
utilizan para transferir
fondos desde la EPA a otra
entidad para fines publicos.
La EPA proporciona a los
destinatarios en el Estado
Libre Asociado de Puerto
Rico acuerdos de asistencia
para programas
ambientales, como el control
de la contaminacion y la
administracion de desechos
peligrosos. La Region 2
supervisa los acuerdos de
asistencia de la EPA con
Puerto Rico.
Este informe aborda lo
siguiente:
• Operar eficiente y
efectivamente.
Envie toda consulta a nuestra
oficina de relaciones publicas
al (202) 566-2391
o visite www.epa.gov/oiq.
Listado de Informes de la
OIG.
La Region 2 debe mejorar sus procesos internos en cuanto a los
acuerdos de asistencia de Puerto Rico
Lo que encontramos
La Region 2 pudo haber utilizado
ineficientemente mas de $217,000 en
fondos publicos al no confirmar que se
uso el equipo tal como estaba
planeado ni que obtuvo apoyo para
costos complementarios previamente
solicitados.
La Region 2 debe mejorar sus
procesos internos en cuanto a los
acuerdos de asistencia de Puerto Rico
en las siguientes areas:
•	Pruebas de que el equipo de la
Junta de Calidad Ambiental de
Puerto Rico se uso tal como se
estaba planeado. Encontramos
que los Funcionarios de
Proyectos de la Region 2 no confirmaron-el uso del equipo subvencionado de la
junta conforme a los planes de trabajo aprobados.
•	Informacion y documentos justificativos en archivos de subvenciones acerca de
las decisiones de adjudicar acuerdos de asistencia. La Region 2 no siempre
incluyo documentos completos, correctos o documentos originales en los
archivos de subvenciones.
•	Justificacion para costos de beneficios complementarios de asignaciones
vehiculares. La Region 2 desconocia si los beneficiarios de la adjudicacion de
los dos acuerdos de cooperacion manteman documentacion justificativa para
sus costos de asignacion vehicular.
A consecuencia de estos problemas, la EPA puede haber utilizado ineficientemente
los fondos publicos para compras de equipo de la Junta de Calidad Ambiental, puede
necesitar justificacion adicional en los archivos oficiales de subvenciones para las
decisiones de adjudicar subvenciones, y puede no tener evidencia de que se han
utilizado correctamente los fondos publicos conforme a dos acuerdos de cooperacion.
Recomendaciones y medidas correctivas planeadas
Hicimos cuatro recomendaciones al Administrador Jde la Region 2, en cuanto a los
procesos internos de la EPA sobre los acuerdos de asistencia de Puerto Rico:
•	Capacitar a los Funcionarios de Proyectos para que sigan las pautas de
subvenciones y confirmen las compras y uso de equipos durante la fase
posterior a la adjudicacion.
•	Exigirque los Funcionarios de Proyectos y Especialistas en la Gestion de
Subvenciones sigan una capacitacion especifica anual en relacion con la gestion
de los archivos de subvenciones.
•	Exigirque los Funcionarios de Proyectos sigan una capacitacion anual
relacionada especificamente con realizar un monitoreo de base de referenda.
•	Determinar la justificacion para costos de beneficios complementarios de
asignacion vehicular.
La Region 2 acepto las cuatro recomendaciones y proporciono las medidas
correctivas adecuadas.

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\ AGENCIA DE PROTECCION AMBIENTAL DE LOS ESTADOS UNIDOS
WASHINGTON, D.C. 20460
EL INSPECTOR GENERAL
25 de septiembre de 2017
MEMORANDUM
ASUNTO: La Region 2 debe mejorar sus procesos internos en cuanto a los acuerdos de asistencia de
Puerto Rico
Informe Num. 17-P-O
Este es nuestro informe sobre la auditoria mencionada que efectuo la Oficina del Inspector General
(OIG) de la Agencia de Protection Ambiental (EPA) de los EE.UU. El numero de proyecto de esta
auditoria fue OA-FY17-0001. Este informe contiene hallazgos que describen los problemas que ha
identificado la OIG y las medidas correctivas que recomienda la OIG.
Medida requerida
La agencia proporciono medidas correctivas para abordar las recomendaciones con fechas de estos hitos.
Por lo tanto, no se requiere una respuesta al informe final. En caso de que usted decida entregar una
respuesta final, publicaremos su respuesta en el sitio web publico de la OIG, junto con nuestro
memorandum comentando su respuesta. Debe entregarse su respuesta en forma de archivo Adobe PDF
que cumpla con los requisitos de accesibilidad de la Section 508 de la Ley de Rehabilitation de 1973, y
sus enmiendas. La respuesta final no debe contener datos que usted no desee divulgar publicamente; si
su respuesta contiene estos datos, debe identificarlos junto con la justification correspondiente para
omitirlos o eliminarlos.
DE: Arthur A. Elkins Jr.
A:
Catherine McCabe, Administradora Regional Interina
Region 2
Publicaremos este informe en nuestro sitio web en www.epa.gov/oig.

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Indice
Capitulos
1	Introduccion		1
Proposito		1
Antecedentes		1
Oficinas responsables		3
Alcance y metodologfa		3
2	La Region 2 no confirmo que la JCA utilizo el equipo conforme a lo
descrito en los planes de trabajo		5
La polftica de la agenda describe requisitos del uso de equipos		5
Los Funcionarios de Proyectos no confirmaron que el equipo de la JCA
se uso segun lo planeado		5
Las evaluaciones de los Funcionarios de Proyectos se limitaron a ciertos datos
especfficos		6
Los PO no estan familiarizados con el equipo de la JCA		8
Recomendacion		9
Respuesta de la agenda y evaluacion de la OIG		9
3	La Region 2 debe mejorar la documentacion interna para los acuerdos de
asistencia de Puerto Rico 		10
La EPA ha establecido requisitos de supervision de subvenciones		10
Los PO y GS deben mejorar la documentacion de subvenciones
adjudicadas		11
Documentacion no se encuentra en archivos de subvenciones debido
a procesos electronicos		13
Deben mantenerse archivos oficiales para justificar decisiones de la
adjudicadon de subvenciones		14
Recomendaciones		15
Respuesta de la agenda y evaluacion de la OIG		15
4	La EPA debe evaluar los costos de beneficios complementarios para
asignaciones vehiculares		16
Los procedimientos federales especifican requisitos para los beneficios
complementarios		16
La Region 2 pago a la CCSJBE por asignaciones vehiculares como
beneficios complementarios		17
La CCSJBE debe tener justificacion para los costos de beneficios
complementarios por asignaciones vehiculares		18
La Region 2 debe confirmar costos incurridos		19
Recomendacion		19

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Respuesta de la agenda y evaluation de la OIG	
Estatus de las recomendaciones y beneficios monetarios potenciales
- continua -

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Apendices
A Acuerdos de asistencia seleccionados para evaluar		22
B Respuesta de la agenda y evaluacion de la OIG		24
C Distribution		34

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Capitulo 1
Introduccion
Proposito
La Oficina del Inspector General (OIG) realizo una auditoria de la supervision de
los acuerdos de asistencia de Puerto Rico que efectua la Region 2 de la Agencia
de Protection Ambiental (EPA). Nuestro objetivo fue determinar si la EPA
establecio controles y procesos para supervisar y gestionar los acuerdos de
asistencia de Puerto Rico a fin de proteger la salud humana y el medio ambiente.
Antecedentes
Conforme a la Orden 5700.1 de la EPA, Politicapara distingiiir entre asistenciay
adquisicion, emitida el 22 de marzo de 1994, la EPA esta autorizada mediante
diversas leyes para llevar a cabo actividades ambientales especificas. Estas leyes
tambien especifican si la EPA puede ofrecer asistencia financiera a terceros, por
ejemplo, con acuerdos de asistencia, para llevar a cabo estas actividades. El
proposito de adjudicar acuerdos de asistencia es expresamente para el beneficio
publico.
La EPA financia acuerdos de asistencia como subvenciones o acuerdos de
cooperacion. La unica distincion entre una subvencion y un acuerdo de
cooperacion es que un acuerdo de cooperacion implica un mayor grado de
participacion federal. La Region 2 declaro que "los programas de acuerdos de
asistencia de la EPA se caracterizan como competitivos o no competitivos,
discrecionales o no discrecionales y/o se consideran un Programa Ambiental
Continuo o Programa Ambiental no Continuo (es decir, subvenciones de
proyectos, becas)."
Las fuentes de financiamiento para los acuerdos de asistencia de la EPA se
pueden dividir en dos categorias: fondos rotatorios estatales (SRF, por sus siglas
en ingles) o no SRF. Un SRF es un programa de subvencion especifico autorizado
por ley y consiste en una sociedad entre una agencia federal y un estado. Aporta
una fuente permanente e independiente de financiamiento a bajo costo para
proyectos de infraestructura. Un acuerdo de asistencia que no es SRF es cualquier
acuerdo de asistencia que no sea financiado mediante un SRF. Los acuerdos que
no son SRF han sido adjudicados a beneficiarios en el Estado Libre Asociado de
Puerto Rico para programas ambientales, como control de la contamination del
aire, aplicacion de pesticidas y programas de administration de desechos
peligrosos. La EPA ha adjudicado acuerdos de asistencia que no son SRF a una
variedad de entidades en Puerto Rico, como el Departamento de Agricultura de
Puerto Rico; la Autoridad Metropolitana de Autobuses; entidades y
1

-------
municipalidades locales; y la Junta de Calidad Ambiental de Puerto Rico (JCA),
cuya principal funcion es proteger y preservar el medio ambiente en Puerto Rico.
Sin embargo, en 2001 la EPA clasifico a la JCA como beneficiaria de alto riesgo
en cuanto a subvenciones. Conforme a 40 CFR Inciso 31 (1999), Requisitos
administrativos uniformes para la concesion de subvenciones y acuerdos de
cooperation con gobiemos estatalesy locales,1 un beneficiario de subvention
puede ser considerado de alto riesgo por diversos motivos, incluyendo un historial
de desempeno insatisfactorio o inconformidad con los terminos y condiciones de
concesiones anteriores. Las condiciones o restricciones especiales que se
impongan a un beneficiario de alto riesgo pueden incluir pagar en forma de
reembolso, monitoreo adicional de proyectos o establecer aprobaciones previas
complementarios.
La carta de designation de alto riesgo que envio la
EPA a la JCA indicaba que, aunque la agencia ha
prestado asistencia y recursos para ayudar a la
JCA a abordar deficiencias en su administration
de subvenciones y sistemas de gestion financiera,
la JCA carece de sistema de contabilidad. La EPA
tambien identified las siguientes inquietudes:
• Carencia de un programa de adquisiciones
puntuales.
• Cargo indebido de tiempo debido a falta de
un plan de asignacion de tiempo.
• Sistema ineficaz de administration de
bienes. Oficina de la JCA en San Juan, Puerto
Rico. (Foto EPAOIG)
A consecuencia de esta designation de alto riesgo,
la JCA implemento un plan de medidas correctivas a lo largo de varios anos, que
concluyo en 2014. Desde el 5 de mayo hasta el 9 de mayo de 2014, la Region 2
efectuo una evaluation en la sede de los sistemas, archivos y operaciones de la
JCA. El 12 de mayo de 2014, la Region 2 elimino el estatus de alto riesgo de la
JCA, sin citar ningun caso de incumplimiento considerable. La Region 2 declare
que su personal ha continuado monitoreando a la JCA desde que se elimino la
designation de alto riesgo.
1 Las reglamentaciones de las subvenciones en 40 CFR Inciso 31 fueron reeraplazadas por otras dos
reglamentaciones: (1) los Requisitos administrativos uniformes, principios de costo v requisitos de las auditorial de
las adjudicaciones federates, de la Oficina de Administration y Presupuesto codificada en 2 CFR Inciso 200. que
adopto la EPA en diciembre de 2014, y (2) reglamentaciones suplementarias de subvenciones codificadas en 2 CFR
Inciso 1500. Las reglamentaciones federales en 2 CFR §§ 200.205 y 200.207 contienen las disposiciones pertinentes
para los beneficiarios de alto riesgo en cuanto a subvenciones.
2

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Oficinas responsables
La Division de Protection Ambiental de la Region 2 del Caribe supervisa los
acuerdos de asistencia de Puerto Rico con la EPA. Esta division sirve como
principal nexo con respeto a los asuntos y problemas ambientales con los
gobiernos y las industrias reguladas y las autoridades de Puerto Rico y el territorio
de las Islas Virgenes Estadounidenses. La Division de Protection Ambiental del
Caribe efectua inspecciones, identifica contravenciones, recomienda medidas de
aplicacion, ademas planea y coordina actividades necesarias para implementar
programas regionales en Puerto Rico y las Islas Virgenes Estadounidenses.
La Oficina de Politicas y Administration de la Region 2 y Sucursal de
administration de auditorias y subvenciones tambien tiene responsabilidades
relacionadas con los acuerdos de asistencia con Puerto Rico. La sucursal es
responsable de la evaluation administrativa de adjudicaciones, preparation de
adjudicaciones, gestion administrativa posterior a las adjudicaciones, desarrollo
de terminos y condiciones admini strati vas especificas a la subvention, aprobacion
de solicitudes de pago de subvenciones para los beneficiarios con reembolso,
cierre de adjudicaciones y supervision administrativa de todas las subvenciones y
acuerdos de cooperation en la Region 2. La sucursal tambien brinda apoyo, segun
sea necesario, a las oficinas regionales de programas que realizan funciones
similares desde la perspectiva de programas.
Alcance y metodologfa
Efectuamos esta auditoria desde el 19 de octubre de 2016, hasta el 18 de julio de
2017, en conformidad con las normas generalmente aceptadas de auditoria del
gobierno emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos. Dichas normas
exigen que planeemos y efectuemos la auditoria para obtener evidencia adecuada
y suficiente a fin de contar con una base razonable para nuestros hallazgos y
conclusiones basandonos en nuestros objetivos de auditoria. Creemos que la
evidencia obtenida ofrece una base razonable para nuestros hallazgos y
conclusiones basandonos en nuestros objetivos de auditoria.
Enfocamos nuestra auditoria en acuerdos de asistencia no SRF con Puerto Rico.
Para responder a nuestro objetivo, evaluamos las siguientes leyes, procedimientos
y politicas pertinentes, en relation con los acuerdos de asistencia:
1)	Reglamentacion federal, 2 CFR Inciso 200, Uniform Administrative
Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal
Awards (Requisitos Administrativos Uniformes, Principios de Costosy
Requisitos de las Auditorias para las Adjudicaciones Federates), 2016.
2)	Oficina de Administration y Presupuesto Circular Num. A-123,
Management's Responsibility for Enterprise Risk Management and
3

-------
Internal Control (Responsabilidad de la Gerencia por la Gestion de
Riesgosy el Control Interno de la empresa), 15 de julio de 2016.
3)	Emision de Politica sobre Subvenciones (GPI) de la EPA, GPI-02-02,
Guidance: Equipment Acquired Under Assistance Agreements (Guia:
Equipo Adquirido Con Acuerdos de Asistencia), 2 de marzo de 2002.
4)	EPA, Assistance Agreement Almanac (Almanaque de Acuerdos de
Asistencia), 26 de febrero de 2016.
5)	EPA, Orden 5700.6 A2 CHG 2, Policy on Compliance, Review and
Monitoring (Politica sobre Cumplimiento, Evaluacion y Monitoreo), 24 de
septiembre de 2007.
Entrevistamos a los Funcionarios de Proyectos (PO) de la Region 2, Especialistas
en Gestion de Subvenciones (GS) y gerentes regionales ubicados en las oficinas
de Nueva York y Puerto Rico para conocer sus roles con respecto a los acuerdos
de asistencia. Tambien entrevistamos al personal del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico en la JCA, el Departamento de Salud, la Autoridad para el
Financiamiento de la Infraestructura de Puerto Rico y la Autoridad de Acueductos
y Alcantarillados de Puerto Rico.
Obtuvimos un total de 133 acuerdos de asistencia no SRF de Puerto Rico que
estaban activos en el ano fiscal (AF) 2016 o cerrados en el AF 2015. A partir de
este grupo de acuerdos, seleccionamos una muestra de 23 acuerdos de asistencia y
evaluamos la documentation impresa respectiva. El Apendice A de este informe
contiene un resumen de las 23 subvenciones en nuestra muestra, las cuales
seleccionamos basandonos en las cantidades mas altas en dolares adjudicados y
gastados.
Tambien evaluamos las acciones electronicas de la Region 2 en algunos de los
acuerdos de asistencia en nuestra muestra para verificar acciones emprendidas,
pero no documentadas en los archivos impresos. Revisamos datos en el Sistema
Integrado de Administration de Subvenciones (IGMS, por sus siglas en ingles) de
la EPA y el sistema financiero de la EPA, Compass Data Warehouse. Tambien
realizamos tres visitas a la sede en Puerto Rico asociadas con tres acuerdos de
asistencia en nuestra muestra.
4

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Capitulo 2
La Region 2 no confirmo que la JCA utilizo el equipo
conforme a lo descrito en los planes de trabajo
Los Funcionarios de Proyecto (PO, por sus siglas en ingles) de la Region 2 no
confirmaron que la JCA utilizo equipo sub vend onado, totalizando mas de
$207,000, conforme a los planes de trabajo aprobados. La GP1-02-02 de la EPA
indica que los PO tienen la responsabilidad durante la fase posterior a la
adjudication de confirmar que un beneficiario de subvencion compra y utiliza el
equipo en conformidad con el plan de trabajo aprobado. Sin embargo, los PO de
la Region 2 realizaron evaluaciones de base de referenda programaticas que se
limitaron a areas de datos especificos, sin incluir confirmacion de que se utilizo el
equipo como era su intencion. Los PO deben estar familiarizados con el uso del
equipo comprado con una subvencion para tomar una determinacion razonable
con las solicitudes futuras de equipo y para confirmar que se esten utilizando los
fondos publicos en conformidad con los requisitos de la subvencion.
La polftica de la agenda describe requisitos de equipos
La Orden de la EPA 5700.6 A2 CHG 2, Politica sobre Cumplimiento, Evaluation
y Monitoreo, Seccion 5.1, "Base de Referenda Programatica", indica que el PO es
responsable de efectuar el monitoreo de base de referenda programatica de cada
adjudicacion activa. Conforme a esta orden, pueden evaluarse las siguientes areas
como parte del monitoreo de base de referenda programatica:
... recepcion de informes de progreso, identificando areas
preocupantes citadas en los informes de progreso, si los fondos
gastados y restantes son razonables, si las inquietudes anteriores se
remediaron (o van a serlo), si se aprobaron los materiales de
Aseguramiento de la Calidad (QA, por sus siglas en ingles) y si se
cumplen todos los terminos y condiciones programaticos.
Ademas, la GP1-02-02 de la EPA, Guia: Equipo Adquirido Conforme aAcuerdos
de Asistencia, Seccion 6, "Responsabilidades", senala que los PO son
responsables de confirmar que el equipo fue utilizado tal como se planeaba
durante la fase posterior a la adjudicacion:
El PO es responsable de confirmar que el beneficiario compre el
equipo dentro del plazo descrito en los hitos y que utilice el equipo
para los fines senalados en el plan de trabajo.
5

-------
Ademas, la Section 5, "Opciones de Disposition", de la GPI-02-02 de la EPA
senala que el uso de equipo comprado con fondos federates no se limita al periodo
o alcance de dicha subvention en particular:
El beneficiario puede conservar el equipo y continuar usandolo en
el proyecto originalmente financiado a traves del acuerdo de
asistencia o en otros proyectos con financiamiento federal ya sea
que el proyecto o programa continue teniendo el apoyo de los
fondos federates.
Los Funcionarios de Proyecto no confirmaron que el equipo de la
JCA se uso segun lo planeado
Los Funcionarios de Proyecto (PO, por sus siglas en ingles) de la Region 2 no
confirmaron que la JCA utilizo el equipo conforme a los planes de trabajo
aprobados. Encontramos que el texto contenido en los planes de trabajo no incluia
justificaciones que explicaran la necesidad o el uso del equipo solicitado segun las
subvenciones. No obstante, los paquetes presupuestarios presentados por la JCA
en la fase previa a la adjudication y aprobados por la EPA contenian una
justification y uso destinado para el equipo solicitado.
La JCA nos entrego una lista de equipo comprado con fondos federates segun el
AF 2013 (Numero de Subvention 00224313) y AF 2015 (Numero de Subvention
00224315) de Programas de Desechos Peligrosos. La lista de equipo de la JCA
contenia 15 articulos—13 computadoras, una impresora y un vehiculo—con un
costo federal total de $28,360. La lista de equipo especificaba el nombre, el
numero de identification y la ubicacion de cada articulo.
Realizamos un inventario fisico de los articulos en la lista de equipo de la JCA.
Notamos que la JCA no estaban usando cinco de las 13 computadoras compradas
segun el Numero de Subvention 00224313 (Figura 1); conforme a las ordenes de
compra, estas cinco computadoras costaron un total de $3,606. El Gerente del
Programa de la JCA explico que estas computadoras no estaban en uso porque el
personal habia dejado sus cargos. El gerente no estaba seguro de cuanto tiempo
habian estado sin uso las computadoras.
6

-------
Figura 1: Computadoras de la JCA sin uso compradas con fondos
subvencionados de la EPA
Izquierda: Una cornputadora que no esta en uso en la oficina de la JCA. Derecha:
Una cornputadora que no esta en uso colocada sobre un archivador en una oficina
cerrada con Nave. Estas computadoras fueron compradas con fondos de la
Subvencion Numero 00224313. (Fotos EPA OIG)
Observamos tambien que se efectuaron otras compras de computadoras segun la
subvencion subsiguiente del AF 2016 para el mismo Programa de Desechos
Peligrosos. El PO no sabia la disponibilidad del equipo existente antes de aprobar
la compra de nuevas computadoras con la subvencion subsiguiente. Ademas, los
archivos de subvenciones no documentaban ninguna evaluation del PO que
confirmara el uso del equipo conforme a la politica de subvenciones. Las nuevas
computadoras pueden no haber sido necesitadas. Dado que se renuevan muchas
subvenciones anualmente, la OIG considera que los PO deben saber si el equipo
comprado segun las subvenciones esta usandose conforme a lo descrito por los
planes de trabajo de la subvencion.
Compras de equipo adicional sin confirmar el uso destinado
Se identified un total de cinco subvenciones de la JCA de las muestras que
seleccionamos que incluian compras de equipo dentro de los presupuestos de
subvenciones aprobados. La Tabla 1 indica subvenciones de la JCA abarcando
compras de equipo, que totalizaron mas de $207,000. Sin embargo, los PO no
confirmaron en la fase posterior a la adjudication, si se estaba usando el equipo
para los fines descritos en los planes de trabajo aprobados.
Tabla 1: Costos aprobados de equipo presupuestado
Numero de
subvencion
Titulo del proyecto
Estatus de
la
subvencion
Parte federal de
los costos de
equipo
presupuestados
con subvencion
00207815
AF 2015 Programa de Control de la
Contamination del Aire
Cerrado
$4,063
00224313a
AF 2013 Programa de Desechos
Peligrosos
Cerrado
10,677
7

-------
00224315
AF 2015 Programa de Desechos
Peligrosos
Cerrado
20,250
99293412
AF 2012 Subvencion de Sociedad de
Rendimiento
Abierto
116,208
99293413
AF 2012 Subvencion de Sociedad de
Rendimiento
Abierto
56,000

Costos totales de equipo presupuestado
$207,198
Fuente: Analisis de la OIG basado en datos de subvenciones de la EPA.
a Las cinco computadoras identificadas como fuera de uso durante una visita a la sede fueron
compradas segun esta subvencion.
Las evaluaciones de los Funcionarios de Proyectos se limitaron a
datos especfficos
La Region 2 indico que no se requiere una evaluation del equipo para la JCA
porque ya no se considera como beneficiario de alto riesgo. La Region 2 tambien
entrego esta declaration:
Los PO no son responsables de evaluar los inventarios existentes
antes de aprobar las compras de equipo. Se exige mas bien a los
PO, utilizar su optimo criterio profesional y consideraciones tales
como el conocimiento del tipo de equipo, el cumplimiento con el
sistema de adquisiciones del beneficiario, el valor de mercado o
investigation de mercado, o la prueba de una persona prudente
para evaluar lo razonables y necesarias que sean las compras
propuestas de equipo. Particularmente para gobiernos estatales al
continuar los programas de subvenciones ambientales, se espera
que haya recambio de equipos, especialmente computadoras, y que
cada ano se reemplace una fraction del inventario existente.
Aunque no hay requisito de que se revise el inventario de equipo del beneficiario
de una subvencion antes de aprobar compras de equipos, la GPI-02-02 de la EPA
efectivamente exige que los PO confirmen el uso del equipo durante la fase
posterior a la adjudicacion. Sin embargo, observamos que los PO limitaron sus
evaluaciones durante la fase posterior a la adjudicacion a areas especificas de
datos, las cuales no incluyeron compras de equipos ni si se usaba el equipo
conforme a lo descrito en los planes de trabajo.
Los PO no estan familiarizados con el equipo de la JCA
Los PO de la Region no supervisaron debidamente mas de $207,000 en fondos de
los contribuyentes porque no respetaron las politicas establecidas de la agencia
para confirmar que la JCA estaba usando el equipo comprado con los fondos de
subvenciones como se describe en los planes de trabajo aprobados. Ademas, dado
que los PO limitaron sus evaluaciones a areas especificas de datos en la fase
previa a la adjudicacion, la Region 2 no pudo determinar si el equipo fue
8

-------
realmente comprado conforme al presupuesto aprobado y usado segun las pautas
de la subvention.
Los PO no estan familiarizados con la situation posterior a la adjudication de las
compras de equipo efectuadas con fondos de subvenciones. Dado que muchas
subvenciones se renuevan anualmente, los PO deben poder tomar una
determination razonable en cuanto a (1) si las solicitudes de equipo efectuadas
por los beneficiarios de subvenciones durante la fase previa a la adjudication y
aprobadas por la EPA fueron realmente compradas y (2) si el equipo comprado se
estaba usando en conformidad con la politica de subvenciones. Los PO podrian
entonces confirmar el uso eficiente de los fondos publicos. Ademas, los PO deben
poder determinar si el equipo que ya poseen los beneficiarios puede continuar en
uso en otros proyectos financiados por fondos federates.
Recomendacion
Recomendamos que el Administrador Regional de la Region 2:
1. Capacite a los Funcionarios de Proyectos para que sigan las pautas de la
EPA (Emision segun la Politica de Subvenciones GP1-02-02), y exija que
las evaluaciones de base de referenda programaticas incluyan la
confirmation de las compras de equipo y su uso durante la fase posterior a
la adjudication.
Respuesta de la agenda y evaluacion de la OIG
La agencia concordo con nuestra recomendacion y aporto medidas correctivas con
fechas de finalizacion. La Region 2 entrego a la OIG comentarios tecnicos junto
con su respuesta a este informe, incluyendo comentarios relevantes para este
capitulo. Evaluamos los comentarios de la region e hicimos cambios al capitulo
segun correspondio. En el Apendice B se encuentra la respuesta completa de la
agencia al informe preliminar.
En respuesta a la Recomendacion 1, la region indico que a todos los PO "se les
exige seguir una capacitacion como parte de su certification, la cual incluye
capacitacion cada tres anos para compras de equipo y uso durante la fase posterior
a la adjudication." Por lo tanto, la Region 2 indico que ha terminado esta medida
correctiva. Asimismo, la region senalo que la Oficina de Subvenciones y
Suspensiones (OGD) evaluara y actualizara el modulo de capacitacion de PO
existente en cuanto a las pautas sobre compras de equipo para el 30 de septiembre
de 2018. Consideramos que las medidas correctivas planeadas por la agencia
satisfacen la intention de la recomendacion. Se resuelve esta recomendacion
estando pendiente la conclusion de la capacitacion actualizada.
9

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Capitulo 3
La Region 2 debe mejorar la documentacion interna
para los acuerdos de asistencia de Puerto Rico
La Region 2 debe mejorar su documentacion interna para que respalde los
acuerdos de asistencia de Puerto Rico que protegen la salud humana y el medio
ambiente. Especificamente, los PO y GS de la Region 2 deben mejorar la
documentacion en las siguientes areas:
•	Documentacion en archivos impresos de los PO y GS.
•	Information de informes de base de referenda programaticos de los PO.
•	Exhausta revision administrativa de la lista de evaluaciones de GS.
La region senalo que rara vez se usan archivos impresos y que algunos
documentos pueden completarse electronicamente. Sin embargo, conforme al
Almcmaque de Acuerdos de Asistencia de la EPA, los archivos oficiales de
subvenciones incluyen documentos impresos administrados por los GS y PO.
Ademas, la Orden de la EPA 5700.6 A2 CHG 2, Politica sobre Cumplimiento,
Evaluation y Monitoreo, senala que los PO y GS son responsables de realizar el
monitoreo programatico y administrativo de base de referenda como parte del
proceso de subvention.
La Region 2 debe mejorar su manejo de documentacion para permitir el rastro
seguimiento de una auditoria oficial relacionada con las decisiones de
adjudicaciones de subvenciones en cualquier lugar. Tambien se necesita un
archivo impreso oficial para respaldar las decisiones tomadas para proteger la
salud humana y el medio ambiente en caso de que no haya sistemas electronicos
disponibles.
La EPA ha establecido requisitos de supervision de subvenciones
El Almanaque de Acuerdos de Asistencia de la EPA incluye estos requisitos
aplicables:
•	La Section 1.3, "Documentacion de Archivos de la EPA y Requisitos de
Retention de Registros, Requisitos para Archivos de Subvenciones",
indica que los archivos oficiales de la EPA para subvenciones ejecutadas
deben incluir copias impresas de todos los documentos relacionados con
subvenciones que mantienen las oficinas de administration de
subvenciones y las oficinas de programas. Los GS y PO administran los
documentos. El IGMS, correo electronico y otros sistemas electronicos
similares de la EPA "no cumplen actualmente con los requisitos
correspondientes a un sistema electronico de mantenimiento de registros".
10

-------
Por lo tanto, los registros electronicos de estos sistemas "deben imprimirse
y captarse en un sistema impreso de mantenimiento de registros". Los
archivos de subvenciones deben incluir registros oficiales y no oficiales de
los registros administrativos especificados.
• La Seccion 4.1, "Evaluation del GMO [Funcionario de Administration de
Subvenciones] del Paquete de Fondos", exige que los GS evaluen y
aprueben los paquetes de fondos y utilicen la lista de verification para la
evaluacion administrativa completa a fin de evaluar los paquetes de
fondos. Esta seccion tambien exige que los GS lleven a cabo un analisis
separado de evaluacion de costos para acompanar la lista de verificacion.
La Orden de la EPA 5700.6 A2 CHG 2, Politico, sobre Cumplimiento, Evaluacion
y Monitoreo, Seccion 5.1, "Base de Referenda Programatica", indica que el PO es
responsable de efectuar el monitoreo de base de referenda programatico de cada
adjudicacion activa. La Seccion 5.2, "Base de Referenda administrativa", senala
que los GS son responsables de realizar el monitoreo administrativo de base de
referenda de cada adjudicacion activa.
Los PO y GS deben mejorar la documentacion de subvenciones
adjudicadas
La Region 2 debe mejorar su documentacion de archivos impresos, la informacion
que se incluye en los informes de base de referenda programaticos, y sus
respuestas en las listas de verificacion de evaluaciones administrativas completas.
No se incluyeron documentos impresos en los archivos de
subvenciones
Los PO y GS de la Region 2 no incluyeron toda la documentacion requerida en
los archivos de subvenciones oficiales, los cuales deben contener documentos
relacionados con subvenciones mantenidos por las oficinas de administracion de
subvenciones y las oficinas de programas. En los archivos de subvenciones de los
PO y GS de la Region 2 faltaban los informes de base de referenda programaticos
y administrativos, las listas de verificacion de evaluaciones administrativas
completas y otros documentos relacionados con subvenciones. Identificamos 14
archivos de subvenciones entre los 23 archivos de subvenciones que carecian de
documentos impresos, como indica el ejemplo de la Tabla 2. Aunque faltaban
estos documentos en los archivos fisicos de subvenciones, el personal de la
Region 2 pudo entregarnos la mayor parte de los documentos de otras fuentes,
incluyendo archivos electronicos y personales. (Los documentos que no se
pudieron obtener ni por medio de otras fuentes aparecen en negrilla en la
Tabla 2.)
11

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Tabla 2: Documentos impresos que faltan en los archivos de PO y GS
Numero de
subvencion
Archivo
de PO o
GS
Estatus
de la
subven
cion
Faltan documentos impresos
en los archivos oficiales a
00207811
PO
Cerrado
Informe de base de referencia programatico.
00207812
PO
Cerrado
1)	Informe tecnico final de conclusion.
2)	Informe de base de referencia programatico
00213114
PO
Abierto
1)	Plan de trabajo aprobado.
2)	Comunicaciones con el beneficiario de la
subvencion.a
00224311
PO
Cerrado
Informe tecnico final de conclusion.
00224313
GS
Cerrado
Carta de cierre.
00224314
1)	GS
2)	PO
Cerrado
1)	Informe de base de referencia administrativo.
2)	Informe tecnico final de conclusion.
00266308
PO
Cerrado
Informe tecnico final de conclusion.
96297112
PO
Abierto
Comunicaciones con el beneficiario de la
subvencion.a
97200701
1)	GS
2)	PO
Cerrado
1)	Informe de base de referencia administrativo.
2)	Informe de base de referencia programatico.
97210701
1,2) GS
3) PO
Cerrado
1)	Informe de base de referencia administrativo.
2)	Informe tecnico final de conclusion.
3)	Informe de base de referencia programaticoT
97235209
GS
Cerrado
Carta de notificacion de la Casa Blanca.a
99206921
PO
Abierto
1)	Plan de trabajo aprobado.
2)	Informe de base de referencia programaticoT
99206922
PO
Abierto
Plan de trabajo aprobado.
99293412
GS
Abierto
Lista de verification para evaluaciones
administrativas completas.
Fuente: Analisis de la OIG basado en datos de subvenciones de la EPA.
a La agenda no pudo entregar los documentos en negrilla a la OIG.
Los informes de base de referenda programaticos del PO y las
certificaciones de cierre eran Incorrectos
Los PO de la Region 2 no siempre mantuvieron informes precisos de los acuerdos
de asistencia de Puerto Rico.
Detectamos errores en los informes de base de referenda programaticos
correspondientes a tres subvenciones de las 23 subvenciones muestreadas:
Numeros de Subvenciones 00207816, 00224314 y 00224315. En el informe de
base del Numero de Subvencion 00207816, el PO observo que el beneficiario
presentaba solicitudes de pago trimestral y hacia giros razonables de fondos. Sin
12

-------
embargo, cuando pedimos al PO que explicara como se verified esta information,
se nos indico que el PO no tiene acceso al sistema de base de datos financieros y
no ha recibido capacitacion para revisar los giros de fondos. De manera similar,
en los informes de base para los Numeros de Subvention 00224314 y 00224315,
se indico que el PO verified que el beneficiario estaba presentando solicitudes
trimestrales de pago; sin embargo, cuando se pidio saber como verificaba esto el
PO, el PO declaro que esas anotaciones eran errores tipograficos y que no se
habia verificado lo que presentaba el beneficiario.
Ademas, las certificaciones de cierre del PO eran incorrectas en cuanto a los
Numeros de Subvencion 00207815 y 00224315. En el caso de ambas
subvenciones, observamos que el PO anoto "no aplicable" en respuesta a una
pregunta referente a compras de equipo. Sin embargo, notamos que dicho equipo
estaba incluido en los presupuestos revisados aprobados.
Las respuestas de la lista de verification de la evaluation
administrativa de GS fueron incorrectas e incompletas
Los GS de la Region 2 mantuvieron respuestas incorrectas e incompletas a las
preguntas en las listas de verificacion de evaluaciones administrativas completas
de los acuerdos de asistencia de Puerto Rico. La Region 2 explico que la lista de
verificacion de evaluaciones administrativas completas es una herramienta que
sirve para evaluar correctamente las solicitudes y paquetes de fondos ademas de
asistir a los GS a fin de identificar errores.
Encontramos que las listas de verificacion de evaluaciones administrativas
completas contenian respuestas incorrectas e incompletas en siete de los 23
archivos de subvenciones muestreados; no obstante, estos problemas no tuvieron
un impacto en los acuerdos de asistencia relacionados. Por ejemplo:
•	En lo que respecta al Numero de Subvencion 00207817, las respuestas a
las preguntas 4 y d 4a en la seccion "Evaluation de Elegibilidad y
Capacidades Previas a la Adjudicacion" (Seccion 2) indicaron
incorrectamente que hubo exclusiones en el Sistema para Administration
de Adjudicaciones.
•	En cuanto a los Numeros de Subvencion 99293413 y 00213114, el GS no
completo la seccion "Recomendacion de fondos" (Seccion 6).
Documentacion no se encuentra en archivos de subvenciones debido
a procesos electronicos
Los PO y GS de la Region 2 no siempre mantuvieron archivos impresos de los
acuerdos de asistencia. La region indico que la gran mayoria de los documentos
puede completarse electronicamente, incluyendo solicitudes de subvenciones y
documentos posteriores a la adjudicacion. No obstante, el IGMS actualmente no
13

-------
cumple con los requisites de la EPA para calificar como sistema electronico de
mantenimiento de registros. Ademas, faltaba un documento en el archivo fisico de
subvenciones porque el GS lo mantenia en la unidad de disco duro de una
computadora. Algunos GS indicaron que el hecho de no incluir estos documentos
en los archivos de subvenciones impresos puede haber sido un error, mientras que
un PO senalo que, dado que habia un documento inmediatamente accesible
electronicamente mediante IGMS, no se imprimio una copia impresa del mismo.
La Region 2 senalo que la mayor parte, si no la totalidad, de su trabajo de
subvenciones se maneja electronicamente. La region tambien declaro que su
personal imprime y archiva documentos en los archivos oficiales pero que rara
vez se usan archivos impresos, excepto para recuperar information sobre
subvenciones historicas que pueden no estar inmediatamente disponibles
electronicamente.
La Region 2 senalo que, en mayo de 2017, su oficina de subvenciones llevo a
cabo sesiones de capacitacion sobre administration de archivos con los GS y PO
de la region. La oficina de subvenciones tambien ha declarado que actualizo las
pautas regionales en su sitio de intranet.
Deben mantenerse archivos oficiales para justificar decisiones al
otorgar subvenciones
La Region 2 debe mejorar su documentacion de los acuerdos de asistencia de
Puerto Rico para establecer un seguimiento de auditoria completo, correcto y
centralizado en relation a las decisiones de adjudicar subvenciones para respaldar
la mision de la EPA referente a proteger la salud humana y el medio ambiente.
Especificamente, se necesita mejorar la retention de archivos impresos y la
exactitud e integridad de los informes de base de referenda programaticos, asi
como las respuestas a la lista de verification de evaluaciones administrativas
completas. Tambien se necesitan archivos impresos oficiales para asegurar que se
encuentre la documentacion inmediatamente disponible si fallasen los sistemas
electronicos.
La Region 2 declaro que la agencia esta desarrollando actualmente un sistema de
subvenciones en la red de internet que abarca toda la agencia. Creemos que un
sistema automatizado de subvenciones que califique como sistema electronico de
mantenimiento de registros favoreceria a la region al eliminar la necesidad de
imprimir documentos para los archivos fisicos de subvenciones.
14

-------
Recomendaciones
Recomendamos que el Administrador Regional de la Region 2:
2.	Exija que los Funcionarios de Proyectos y Especialistas en Gestion de
Subvenciones sigan una capacitacion especifica anual acerca de la gestion
de archivos de subvenciones.
3.	Exija que los Funcionarios de Proyectos sigan una capacitacion anual
especifica acerca de como efectuar evaluaciones de monitoreo de base de
referenda, para incluir evaluaciones del sistema financiero de la EPA en
cuanto a la information de giros de fondos.
Respuesta de la agenda y evaluacion de la OIG
La Region 2 concordo con nuestras recomendaciones y aporto medidas
correctivas con fechas de finalizacion. La region entrego a la OIG comentarios
tecnicos junto con su respuesta al informe preliminar. En el Apendice B se
encuentra la respuesta completa de la agencia al informe preliminar.
En lo que respecta a la Recomendacion 2, la Region 2 senalo que mantiene una
"Capacitacion sobre administration de contenidos de archivos" en linea que esta a
disposition de los PO, los GS y los gerentes. La Region 2 indico que concluyo
esta capacitacion en mayo de 2017. Ademas, la region agrego que se va a
transmitir anualmente un anuncio acerca de esta capacitacion al personal antes del
31 de marzo de 2018. Consideramos que las medidas correctivas planeadas por la
agencia cumplieron con la intencion de la recomendacion. Se resuelve esta
recomendacion estando pendiente la conclusion del anuncio correspondiente a la
capacitacion del AF 2018.
En lo que respecta a la Recomendacion 3, la agencia observo que la OGD
evaluara la capacitacion de base de referenda programatica disponible y
actualizara el contenido para 30 de septiembre de 2018. Consideramos que las
medidas correctivas planeadas por la agencia satisfacen la intencion de la
recomendacion. Se resuelve esta recomendacion estando pendiente la conclusion
de la medida correctiva.
15

-------
Capitulo 4
La EPA debe evaluar los costos de beneficios
complementarios para asignaciones vehiculares
La EPA debe determinar si una organization sin fines de lucro de Puerto Rico
tiene justification para los costos de beneficios complementarios solicitados en
relation con asignaciones vehiculares segun dos acuerdos de cooperation. Las
reglamentaciones federates senalan que los costos relacionados con el uso
personal de vehiculos (incluyendo el transporte hacia y desde el trabajo) no estan
permitidos como beneficios complementarios, pero si se permiten los costos de
vehiculos relacionados con trabajo realizado conforme a las subvenciones
federates. El PO responsable de estos acuerdos de cooperation senalo que no se
monitoreo el uso del vehiculo que hizo el beneficiario de la subvention y que el
beneficiario de la subvention no mantuvo la documentation de respaldo que
diferenciara el uso personal y laboral de los vehiculos. Debido a que no se tiene la
documentation de respaldo requerida, la EPA debe confirmar que fue correcto y
permisible el uso de los fondos de los contribuyentes estimados en $10,000
utilizados para este beneficio adicional.
Los procedimientos federales especifican requisitos para los
beneficios complementarios
Las reglamentaciones federales en 2 CFR § 200.431(a), Requisitos
administrativos uniformes, principios de costos y requisitos de las auditoricis para
las adjudicaciones federales, definen los beneficios complementarios:
Los beneficios complementarios son asignaciones y servicios
provistos por los empleadores a sus empleados a modo de
remuneration ademas de sus salarios y sueldos regulares. Los
beneficios complementarios incluyen, entre otros, los costos de
permisos (vacaciones, licencia por motivos familiares, licencia
medica o militar), seguro del empleado, pensiones y planes de
beneficios por desempleo. Excepto segun se disponga en otra
section de estos principios, los costos de los beneficios
complementarios son permisibles siempre y cuando los beneficios
sean razonables y exigidos por ley, acuerdo de empleado de
entidad no Federal o una politica establecida de la entidad no
Federal.
Sin embargo, 2 CFR § 200.431(f) clarifica que no es permisible el uso personal de
vehiculos oficiales como beneficio adicional:
16

-------
[La] parte de los costos vehiculares que proporcione la entidad que
se relaciona con el uso personal por parte de los empleados
(incluido el transporte hacia y desde el trabajo) no es permisible
como beneficio complementario ni costo indirecto [Instalaciones y
Administracion] independientemente de que el costo sea reportado
como ingreso gravable a los empleados.
En cumplimiento con las normas federates, la Corporation para la Conservation
del Estuario de la Bahia de San Juan (CCSJBE)—una organization sin fines de
lucro situada en Puerto Rico a la cual la EPA le ha adjudicado acuerdos de
cooperation—creo una metodologia de asignacion de costos que fue aprobada por
la EPA en abril de 2016. La metodologia tiene los siguientes objetivos:
•	Cumplir con los requisitos reglamentarios y de la [Oficina de
Administracion y Presupuestosj.
•	Captar correctamente el tiempo del personal, los costos
relacionados y otros gastos para maximizar el reembolso.
•	Ofrecer un mecanismo para permitir a los empleados por
tiempo trabajado y otros gastos a multiple programas o
subvenciones segun sea necesario y que sea aplicable en el
entorno de la CCSJBE.
Ademas, la Section 5.13 de la metodologia de asignacion de costos de la CCSJBE
senala "Los gastos asignados para telefono celular y vehiculos se presupuestan en
las propuestas y solo se autorizan para gastos aprobados permisibles y
asignables."
La Region 2 pago a la CCSJBE por asignaciones vehiculares como
beneficios complementarios
Segun dos acuerdos de cooperation con
la CCSJBE, la EPA adjudico
asignaciones vehiculares como
beneficios complementarios al Director
Ejecutivo y al Coordinador de
Voluntarios/Extension en el AF 2016 y
el AF 2017.
La EPA adjudico a la CCSJBE dos
acuerdos de cooperation—Numeros de
Subvention 99206921 y 99206922—
para implementar proyectos y programas
incluidos en el Plan Integral de Manejo y
Conservation del Estuario de la Bahia de
- •	i
Se incluye un proyecto para restaurar esta
laguna en e! Plan Integral de Manejo y
Conservation del Estuario de la Bahia de San
Juan. (Foto EPAOIG)
17

-------
San Juan. Conforme a los documentos de la adjudication, estos proyectos y
programas estaban destinados a "mejorar la calidad del agua y sedimentos [del
Estuario de la Bahia de San Juan] para asegurar su adecuacion a la practica de
actividades como pesca y natation, ademas de promover actividades recreativas y
comerciales que sean compatibles".
El PO nos inform o que, en el AF 2016 segun el Numero de Subvention
99206921, la CCSJBE declaro $7,005 por beneficios complementarios de
asignaciones vehiculares al Director Ejecutivo y al Coordinador de
Voluntarios/Extension. Ademas, a partir del 29 de marzo de 2017, la CCSJBE
declaro $3,974 en el AF 2017 por beneficios complementarios de asignaciones
vehiculares segun el Numero de Subvention 99206922. EL PO senalo que los
costos, estimados en mas de $10,000, no fueron monitoreados por la EPA para
determinar si eran relacionados con uso personal o laboral.
La CCSJBE debe tener justificacion para los costos de beneficios
complementarios por asignaciones vehiculares
La Region 2 declaro que depende del
beneficiario mantener la debida
documentation para respaldar los
cargos segun el acuerdo de
cooperation. Ademas, la Region 2
senalo que no evalua la
documentation de respaldo en cuanto
a costos girados de los fondos por
parte de los beneficiarios de
subvenciones a menos que sus
acuerdos de asistencia se encuentren
en estatus de pago de reembolso. No obstante, el 2 CFR § 200.300 estipula que la
agencia federal que adjudica debe gestionar la adjudication federal para confirmar
que se gasten los fondos federales en plena conformidad con los requisitos de las
leyes y politicas publicas.
El PO senalo que la region no monitored ni reviso el uso de vehiculos (personal o
laboral) en cuanto a las asignaciones vehiculares segun el acuerdo de cooperation.
EL PO tambien indico que las asignaciones vehiculares fueron aprobadas por el
programa de la CCSJBE con asignaciones mensuales fijas, pues se esperaba que
tanto el Coordinador de Voluntarios/Extension como el Director Ejecutivo
utilizaran mucho sus vehiculos personales para asistir a reuniones y llevar a cabo
actividades de difusion fuera de la oficina.
Durante nuestro trabajo de campo, el PO senalo que los dos empleados de la
CCSJBE que recibieron asignaciones vehiculares no mantuvieron documentation
referente a millas y uso porque las politicas de la CCSJBE no exigian esta
information. Sin embargo, en junio de 2017 la Region 2 entrego a la OIG la
Otra eritrada a la Laguna en Condado, San Juan.
(Foto EPA OIG)
18

-------
Revision 3 del Manual de Politicas del Personal, de la CCSJBE, emitido en
octubre de 2015, el cual contiene procedimientos de control interno de la CCSJBE
que efectivamente exigen que se documente el uso oficial de los vehiculos. La
Section 8.5 de este manual senala especificamente que "los empleados que usen
sus propios vehiculos para trasladarse por motivos de trabajo autorizado, seran
reembolsados por las millas recorridas" pero que "los viajes entre casa y oficina
no son reembolsables". Por lo tanto, el manual exige que los empleados presenten
"un registro detallado de todas las millas aprobadas a su gerente para ser
reembolsadas al menos cada trimestre".
A modo de control y supervision adicional, la Region 2 senalo que efectuo un
monitoreo anticipado y pruebas de transacciones de la CCSJBE y encontro
respaldo para los cargos solicitados en sus giros de fondos. Sin embargo, no se
incluyeron en el monitoreo los costos asociados con los beneficios
complementarios. La Region 2 indico que ha realizado el seguimiento con la
CCSJBE en cuanto a los costos de beneficios complementarios:
[P]ara determinar la cantidad correcta asociada con el uso
vehicular, si puede presentar documentacion para justificar los
costos y ya ha recomendado que se desarrolle e implemente
inmediatamente algun registro de uso para el Director Ejecutivo y
el Director de Relaciones Publicas antes de solicitar a la EPA
fondos complementarios destinados a dichos costos, si no hay un
registro actualmente en uso.
La Region 2 debe justificar los costos
La Region 2 debe justificar que fue correcto el uso de los fondos publicos
estimado en mas de $10,000—para los beneficios complementarios de
asignaciones vehiculares. La Region 2 debe determinar si la CCSJBE tiene
documentacion que apoye sus solicitudes de estos costos segun los acuerdos de
cooperacion del AF 2016 y del AF 2017.
El PO senalo que la Region 2 no monitoreo el uso vehicular del beneficiario de la
subvencion, y la Region 2 ademas senalo que depende del beneficiario mantener
la documentacion correcta para justificar los cargos segun el acuerdo de
cooperacion. La Region 2 ha solicitado documentacion de la CCSJBE e indico
que "procurara remediar debidamente la situation basandose en la documentacion
de respaldo recibida del beneficiario".
Recomendacion
Recomendamos que el Administrador Regional de la Region 2:
4. Determine si los acuerdos de cooperacion segun los Numeros de
Subvencion 99206921 y 99206922 tienen el respaldo correcto para los
19

-------
costos de beneficios complementarios solicitados para asignaciones
vehiculares.
Respuesta de la agenda y evaluacion de la OIG
La Region 2 concordo con nuestra recomendacion y proporciono una medida
correctiva con una fecha de conclusion. La region entrego a la OIG comentarios
tecnicos junto con su respuesta al informe preliminar. En el Apendice B se
encuentra la respuesta completa de la agencia al informe preliminar.
En respuesta a la Recomendacion 4, la Region 2 indico que "efectuara la
determination adecuada de respaldo" correspondiente a los costos de beneficios
complementarios de asignaciones vehiculares y tomara las medidas necesarias
para el 31 de marzo de 2018. Consideramos que las medidas correctivas
planeadas por la agencia satisfacen la intention de la recomendacion. Esta
recomendacion se resuelve con la condition de que se concluya la medida
correctiva propuesta.
20

-------
Estatus de las recomendaciones y
beneficios monetarios potenciales
RECOMENDACIONES
Reg.
No.
No. de
pagina
Asunto
Estatus1 Funcionario encargado
Fecha de
conclusion
planeada
8 Capacitar a los Funcionarios de Proyectos para que sigan las
pautas de la EPA (Emision segun la Politica de Subvenciones
GPI-02-02), y exigir que las evaluaciones de base de referenda
programaticas incluyan la confirmation de las compras de
equipo y su uso durante la fase posterior a la adjudication.
14 Exigir que los Funcionarios de Proyectos y Especialistas en
Gestion de Subvenciones sigan una capacitacion especifica
anual acerca de la gestion de archivos de subvenciones.
14 Exigir que los Funcionarios de Proyectos sigan una
capacitacion especifica anual acerca de efectuar evaluaciones
de monitoreo de base de referenda, para incluir evaluaciones
del sistema finandero de la EPA en cuanto a la information de
giros de fondos.
18 Determinar si los acuerdos de cooperation segun los Numeros
de Subvention 99206921 y 99206922 tienen el respaldo
correcto para los costos de beneficios complementarios
solicitados para asignaciones vehiculares.
Administrador Regional, 9/30/18
Region 2
Administrador Regional, 3/31/18
Region 2
Administrador Regional, 9/30/18
Region 2
Administrador Regional, 3/31/18
Region 2
Beneficios
monetarios
potenciales
(en $000s)
$207
$10
1 C = Concluyo la medida correctiva.
R = Recomendacion resuelta con la condition de medida correctiva pendiente.
U = Recomendacion por resolver con labores de resolution en curso.
21

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Apendice A
Acuerdos de asistencia seleccionados para evaluar
Numero de
subvencion
Titulo del proyecto
Cantidad de la
adjudicacion de
la EPA
Subvenciones abiertas
99293412-2
Subvenciones de sociedades de rendimiento
PREQB (PPG, por sus siglas en ingles) '12
$4,159,660
99293413-5
PREQB PPG '13
4,007,952
97235209-1
Autoridad de Acueductos y Alcantarillados de Puerto
Rico AF 05 Asignacion Especial
3,849,000
97285910-2
AF '10 PREQB, Subvencion de Planificacion de la
Administracion de Calidad del Agua
1,342,616
00207817-0
Programa de Control de la Contaminacion del Aire
977,496
00207816-1
Programa de Control de la Contaminacion del Aire
977,494
00224314-0
AF 14 Programa de Desechos Peligrosos
889,862
99206922-0
AF 2016 Programa del Estuario de la Bahia de San
Juan
770,000
00224315-1
Programa de Administracion de Desechos
Peligrosos '15
706,446
99206921-0
AF 2016 Programa del Estuario de la Bahia de San
Juan
684,608
00207815-0
Programa de Control de la Contaminacion del Aire
675,000
96297112-4
AF 14 Programa 128(a) de Respuesta Estatal de la
JCA
409,079
96274100-0
Programa de Subvenciones Multiuso
269,175
00213114-3
AF 14 Programa de Supervision del Sistema Publico
de Agua
164,837
Subvenciones Cerradas
99293411-0
2011 PPG
2,473,883
00224311-2
Programa de Desechos Peligrosos AF11
1,110,095
00224313-1
AF13 Programa de Administracion de Desechos
Peligrosos
830,140
00266308-1
PREQB- Programa Voluntario de Limpieza
826,507
00224312-1
Programa de Desechos Peligrosos
675,000
00207812-0
Programa de Control de la Contaminacion del Aire
AF2012
612,093
00207811-0
AF 2011 Programa de Control de la Contaminacion
del Aire
604,394
22

-------
97200701-0
PREQB PM 2.5 AF-2011/2012
371,056
97210701-0
PREQB AF-2009-2010 PM 2.5
344,048
Fuente: Tabla generada por la OIG con datos de subvenciones de la EPA.

-------
Apendice B
Respuesta de la agenda y evaluation de la OIG
AGENCIA DE PROTECCION AMBIENTAL DE LOS
ESTADOS UNIDOS - REGION II
290 BROADWAY
NEW YORK, NEW YORK 10007-1866
17 AG0ST0 2017
MEMORANDUM
ASUNTO: Respuesta al Informe Preliminar de la Oficina del Inspector General,
Proyecto No. AF-17-0001, "La Region 2 debe mejorar sus procesos
internos en cuanto a los acuerdos de asistencia de Puerto Rico", fechado
el 18 de julio de 2017
DE:	Catherine R. McCabe
Administradora Regional Interina
PARA: Kevin Christensen
Subinspector General de Auditorias
Oficina del Inspector General
Gracias por la oportunidad de responder a los asuntos y las recomendaciones que
contiene el informe de auditoria mencionado. El siguiente es un resumen de la posicion
general de la Agencia, junto con su posicion en cuanto a cada una de las
recomendaciones del informe. La Oficina de Subvenciones y Suspensiones de la EPA
(OGD, por sus siglas en ingles) tambien contribuyo a esta respuesta. En el caso de
aquellas recomendaciones del informe con las cuales concuerda la Agencia, hemos
indicado las medidas correctivas y las fechas estimadas de conclusion. Para su
consideracion, hemos incluido un Anexo con comentarios tecnicos para complementar
esta respuesta.
POSICION GENERAL DE LA AGENCIA
La Region 2 concuerda en general con las cuatro recomendaciones provistas en el
informe y ha comenzado a implementar las medidas correctivas adecuadas. Sin
embargo, aunque concordamos con determinar respaldo para los costos
complementarios senalados en la Recomendacion Numero 4, solicitamos que se
elimine el hallazgo que dio lugar a dicha recomendacion. Se ruega remitirse al "Anexo
de Comentarios Tecnicos" para ver una descripcion detallada de nuestra posicion en
cuanto al analisis de la OIG acerca de la Polftica de Subvenciones (GPI) 02-02 citado a
lo largo del informe y las conclusiones resultantes ademas de otros comentarios
tecnicos.
$
S
A
w
UJ
a
T
\
24

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RESPUESTA DE LA AGENCIA PARA REPORTAR RECOMENDACIONES
Acuerdos
No.
Recomendacion
Medida(s) correctiva(s) de
alto nivel contemplada(s)
Conclusion estimada
por trimestre y AF
1
Capacitar a los
Funcionarios de Proyectos
para que sigan las pautas
de la EPA (Emision segun
la Politica de
Subvenciones GPI-02-02),
y exigir que las
evaluaciones de base de
referenda programaticas
incluyan la confirmation
de las compras de equipo y
el uso durante la fase
posterior a la adjudication.
1.1	A todos los
Funcionarios de Proyectos
se les exige seguir una
capacitacion como parte de
su certificacion, la cual
incluye capacitacion de
repaso cada tres anos, y
compras de equipo y uso
durante la fase posterior a
la adjudicacion.
1.2	La OGD evaluara el
modulo de Capacitacion
para Funcionarios de
Proyectos existente con
respecto a las pautas sobre
compras de equipo y lo
actualizara segun sea
adecuado.
Completado
4t0 trimestre AF 2018
2
Exigir que los
Funcionarios de
Proyectos y
Especialistas en Gestion
de Subvenciones sigan
una capacitacion
especffica anual acerca
de la gestion de
archivos de
subvenciones
2.1	La Region 2 mantiene
en Ifnea su Capacitacion
sobre Gestion del
Contenido de Archivos y se
encuentra a disposicion de
los Funcionarios de
Proyectos, Especialistas en
Subvenciones y Gerentes.
Ademas, la capacitacion
aporta recursos, como la
estructura de organizacion
de archivos de
subvenciones. La Region 2
actualizo e impartio esta
capacitacion al personal en
mayo de 2017.
2.2	Un anuncio anual de la
capacitacion anteriormente
mencionada se transmitira
al personal.
Completado el 3er
trimestre AF 2017
2d0 trimestre AF 2018
25

-------
3
Exigir que los
Funcionarios de
Proyectos sigan una
capacitacion especffica
anual acerca de efectuar
evaluaciones de
monitoreo de base de
referencia, para incluir
evaluaciones del
sistema financiero de la
EPA en cuanto a la
informacion de giros de
fondos.
3.1 La OGD evaluara la
capacitacion disponible
para el Monitoreo de Base
de Referencia
Programatico y actualizara
el contenido segun
corresponda.
4t0 trimestre 2018
4
Determinar si los
acuerdos de
cooperacion segun los
Numeros de Subvencion
99206921 y 99206922
tienen el respaldo
correcto para los costos
de beneficios
complementarios
solicitados para
asignaciones
vehiculares.
4.1 La Region 2 realizara la
determinacion debida de
respaldo para los costos y
tomara las medidas
necesarias.
2d0 trimestre AF 2018
INFORMACION DE CONTACTO
Si tiene preguntas sobre esta respuesta, pongase en contacto con John Svec,
Coordinador de Auditorfa de la Sucursal de Gestion de Subvenciones y Auditorfas
llamando al (212) 637-3699 o con Rudnell O'Neal, Jefe Interino de la Sucursal de
Gestion de Subvenciones y Auditorfas llamando al (212) 637-3427.
Anexos
cc: Michael D. Davis
Gloria Taylor-Upshaw
Rudnell O'Neal
Stephanie Montrallo
Carmen Guerrero
Jose Font
26

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ANEXO
COMENTARIOS TECNICOS
Comentarios correspondientes a secciones especificas de la Respuesta
Preliminar
Seccion " A Grandes Rasgos"- Pagina 3
"Lo que encontramos" - El Informe senala que la R2 "necesita mejorar sus procesos internos
sobre los acuerdos de asistencia de Puerto Rico" pero no cita ningun caso en que la Region
efectuara una adjudicacion indebida o tomara una medida indebida. No se identificaron
problemas significativos.
No pudimos confirmar de que manera llego la OIG a esta
conclusion. El informe cita $3,606 de equipo de
computacion, el cual la OIG considero que no estaba
evaluado debidamente, ademas de aproximadamente
$10,000 de costos de beneficios complementarios
asociados con uso vehicular que se creyo injustificado.
Los $207,000 citados aquf representan la parte federal
de los costos de equipos en los presupuestos de
subvenciones aprobados por la OIG, los cuales pueden
incluir otros tipos de equipo ademas de los cinco
artfculos de computacion identificados en el informe.
Esta declaration tambien implica que la Region 2 fue
laxa en su papel de supervision o no siguio los
procedimientos de la EPA. El informe no justifica dicha conclusion o implication y solicitamos
respetuosamente que sea reconsiderada.
Region 2 may have
inefficiently used over
$207,000 in taxpayer
funds by not
confirming equipment
use or obtaining
support for requested
fringe benefit costs.
Esta seccion tambien senala lo siguiente como area que necesita mejorar:
"Justification para costos de beneficios complementarios de asignaciones vehicuiares. La
Region 2 no sabfa si el beneficiario de la adjudicacion de dos acuerdos de cooperation
mantenfa documentacion justificativa para sus costos del beneficio adicional de asignaciones
vehicuiares."
Aunque haremos seguimiento para determinar el respaldo de los costos como lo recomienda la
OIG, solicitamos que se elimine el hallazgo mencionado. Esta aseveracion implica que la
Region debfa haber sabido si el beneficiario tenia documentacion de respaldo de sus costos de
beneficios complementarios. Estamos en desacuerdo con un hallazgo en cuanto a la
supervision o los procesos internos de la Region sobre los acuerdos de asistencia de Puerto
Rico en lo que respecta a este problema. En general, y como se explico anteriormente en
nuestra respuesta preliminar, se evalua la documentacion de respaldo solo en el momento en
que se efectuan las pruebas de transacciones despues de la adjudicacion, o cuando se
identifican costos cuestionados a traves de una sola auditoria u otra evaluation. No se
modificaran procesos Regionales debido a que la OIG identifique este problema.
Continuaremos con las practicas y procedimientos establecidos para hacer el seguimiento de
todo costo cuestionado que se identifique tras evaluaciones externas o de la EPA.
27

-------
Respuesta de la OIG: Creemos que nuestro informe aborda procesos internos sobre los
acuerdos de asistencia de Puerto Rico que necesitan mejorarse, como la necesidad de confirmar
que se utilizo el equipo como se planeaba en la fase posterior a la adjudication, tener mejores
documentos internos y saber si la agencia esta pagando costos de beneficios complementarios no
permisibles por asignaciones vehiculares.
No hicimos ningun cambio a la seccion "Un vistazo" del informe. Creemos que el hallazgo debe
permanecer en el informe. Consideramos que cuando la agencia aprobo la metodologia de costos
del beneficiario sin fines de lucro, la EPA debio haber confirmado que la organization sin fines
de lucro estaba en cumplimiento con 2 CFR § 200.431(f), lo cual clarifica que no es permisible
el uso personal de los vehiculos como beneficio adicional. La agencia tambien concordo con
nuestra recomendacion y aporto una medida correctiva con fecha de finalizacion. Se necesita el
capitulo sobre el hallazgo para justificar los hechos.
Creemos que, aunque es responsabilidad del beneficiario de la subvencion mantener la
documentation, la agencia no debe esperar y basarse solo en las evaluaciones externas para
supervisar.
Capitulo 1
Antecedentes - Pagina 1
La Region 2 solicita que se modifiquen los parrafos uno y dos. La EPA financia acuerdos de
asistencia como subvenciones o acuerdos de cooperacion. El proposito de adjudicar acuerdos
de asistencia es expresamente para beneficio publico. Los programas de Acuerdos de
Asistencia de la EPA se caracterizan como competitivos o no competitivos, discrecionales o no
discrecionales y/o se consideran un Programa Ambiental Continuo o Programa Ambiental no
Continuo (es decir, subvenciones de proyectos, becas). Un SRF es un programa de subvencion
especffico autorizado por ley; no es un mecanismo opcional para adjudicar fondos de
subvenciones.
Respuesta de la OIG: Actualizamos la seccion "Antecedentes" conforme al texto sugerido.
Oficinas responsables - Pagina 2
Solicitamos que se aclare el ultimo parrafo usando el texto siguiente:
La Oficina de Politicas y Administration de la Region 2 y Sucursai de administration de
auditorias y subvenciones tambien tiene acuerdos de asistencia con Puerto Rico. La sucursai
es responsable de la evaluation administrativa de adjudicaciones, preparation de
adjudicaciones, gestion administrativa posterior a las adjudicaciones, desarrollo de terminos y
condiciones administrativos especificos de la subvencion, aprobacion de solicitudes de pago de
subvenciones para los beneficiarios con reembolso en conjunto con la oficina del programa, el
cierre y la supervision administrativa de todas las subvenciones y acuerdos de cooperacion en
la Region 2. La sucursai tambien brinda apoyo, segun se necesite, a las oficinas regionales de
programas que realizan funciones similares desde la perspectiva del programa.
Respuesta de la OIG: Actualizamos la seccion "Oficinas responsables" conforme al texto
sugerido.
28

-------
Capitulo 2-
La Region 2 no confirmo el uso del equipo de la JCA - pagina 5
Los PO de la Region 2 no confirmaron el uso del equipo subvencionado por parte de la JCA. La
Emision de Politicas de Subvenciones (GPI) GPI-02-02 de la EPA indica que los PO tienen la
responsabilidad durante la fase posterior a la adjudicacion de confirmar que un beneficiario de
subvencion compra y utiliza el equipo en conformidad con el presupuesto y el plan de trabajo
aprobados. Sin embargo, los PO de la Region 2 realizaron evaluaciones de base de referenda
programaticas que se limitaron a areas de datos especificos, sin incluir alguna confirmacion
sobre el uso del equipo. Los PO deben estar familiarizados con el uso del equipo comprado con
una subvencion para tomar una determinacion razonable con las solicitudes futuras de equipo y
para confirmar que se esten utilizando los fondos publicos en conformidad con los requisitos de
la subvencion.
Este capitulo cita los requisitos de la GPI-02-02, pero no observa las siguientes disposiciones
de esta GPI, las cuales reflejan las reglamentaciones (ver2 CFR 200.313, Equipo):
La Section 4, Definiciones, senala lo siguiente:
"Los estados no estan sujetos a estos requisitos. Los estados usan, gestionan y
disponen del equipo adquirido segun una subvencion del estado en conformidad con las
leyes y procedimientos estatales".
La Section 5, Opciones de disposition, senala lo siguiente:
"Casos especiales
Estados: Las agencias estatales pueden usar, gestionar y disponer del equipo
adquirido segun acuerdos de asistencia en conformidad con las leyes y
procedimientos estatales".
"Las agencias estatales pueden gestionar equipo conforme a sus reglamentaciones
estatales".
La Region 2 trabajo estrechamente con la JCA para desarrollar sus procedimientos y sistemas
especificos para estar en cumplimiento con las reglamentaciones federales y los Principios
Generalmente Aceptados de Contabilidad. La EPA ha mantenido un papel de supervisor con la
JCA al trabajar para desarrollar mas procesos internos de control e implementar sus propios
procedimientos. Los procedimientos de la JCA para equipo estan en cumplimiento y es
responsabilidad de la JCA seguir sus procedimientos. El informe no cita ningun caso en donde
la JCA haya adquirido o gestionado equipo indebidamente, o donde no se hayan seguido sus
procedimientos de gestion de bienes.
Respuesta de la OIG: Concordamos con la declaration de la EPA acerca de que la GPI-02-02
exige que los estados gestionen equipos. Sin embargo, la politica tambien incluye una
aseveracion en la Section 2 acerca del alcance: "Esta pauta es aplicable a todos los PO y GMO
de la EPA que adjudiquen o administren acuerdos de asistencia." Por lo tanto, los PO son
"responsables de confirmar que el beneficiario compre el equipo dentro del plazo descrito en los
hitos y que utilice el equipo para los fines senalados en el plan de trabajo". Los PO regionales no
siguieron este requisito con respecto al equipo descrito en este capitulo.	
29

-------
Los Funcionarios de Proyectos no confirmaron que el equipo de la JCA se uso segun lo
planeado - pagina 6
No es correcta la aseveracion de que los PO "No confirmaron el uso del equipo por parte de la
JCA". Los Funcionarios de Proyectos evaluan tanto el paquete de presupuesto como el plan de
trabajo; confirman el equipo y su destino en la lista de verificacion de la evaluacion de costos,
finalizada como parte del proceso de Recomendacion de Fondos. Ademas, la GPI-02-02 no
exige que un Funcionario de Proyectos evalue las necesidades de equipo segun algun acuerdo
al evaluar el inventario completo de equipo del beneficiario y su historial de adquisiciones. La
declaration de la OIG de que los "PO deben saber la manera en que se utilice el equipo
comprado segun subvenciones previas para tomar una determination razonable de que sean
necesarias compras complementarios" esta fuera del alcance de la responsabilidad de un PO,
potencialmente fuera de su especialidad y crearia una carga administrativa indebida sobre los
beneficiarios y el personal de la EPA. Observamos que la evaluacion de la OIG no identifica
ningun equipo innecesario, y que los procedimientos de la JCA prohfben la compra de artfculos
innecesarios.
Respuesta de la OIG: Actualizamos el titulo y el texto del Capitulo 2 para senalar que los PO no
confirmaron que se usara el equipo como se describe en los planes de trabajo aprobados.
Compras complementarias de equipo sin confirmacion - Pagina 7
Sugerimos modificar esta section para aclarar el proposito de la OIG al comunicar la
information. Se exige a los PO llevar a cabo un monitoreo de base de referenda al menos una
vez al ano, la Pauta y Protocolo de Evaluacion Dentro/Fuera de la Sede del Funcionario de
Proyectos que se cita se usa para evaluaciones de monitoreo avanzado programatico para
ciertos acuerdos de cooperation y subvenciones. A menos que se seleccione una subvencion
especffica como parte de una pequena muestra de acuerdos de este tipo de evaluacion
adicional, un PO no utilizaria esta lista de verificacion para documentar compras de equipo y,
por lo tanto, no estaria en el archivo de subvenciones. Una evaluacion de la Base de Datos de
Cumplimiento del Beneficiario confirmo que no se seleccionaron los acuerdos identificados en
la Tabla 1 para su evaluacion de monitoreo avanzado programatico. La Tabla 1 incluye el
equipo presupuestado segun el acuerdo, todos aquellos dolares en equipo fueron evaluados
por el PO y se determino que eran razonables, permisibles y necesarios para llevar a cabo los
hitos del plan de trabajo abarcados por el acuerdo en el momento de la adjudication. Notese
que las PPG de la JCA, numeros de subvenciones 99293412 y 99293413, incluidas en la Tabla
1 no se han cerrado o estan actualmente activas. La Funcionaria de Proyectos ha entregado
documentation para respaldar su evaluacion y aprobacion del equipo que compro la JCA
segun cada uno de los acuerdos.
Respuesta de la OIG: Concordamos y suprimimos la subsection en "Equipo adicional
comprado sin confirmacion" relacionada con el protocolo antes mencionado, pues formaria parte
solo de las evaluaciones de monitoreo avanzado. Ademas, agregamos una columna a la Tabla 1
para mostrar el estatus (abierto o cerrado) de cada subvencion incluida.
Las evaluaciones de los Funcionarios de Proyectos se limitaron a datos especificos -
Pagina 7
30

-------
El informe indica que "la Region 2 declaro que no se requiere una evaluacion del equipo para la
JCA porque ya no se considera como beneficiario de alto riesgo". Aunque no queda claro en
que contexto se declaro esto, dado que la EPA elimino la designacion de Alto Riesgo, no se le
exige a la EQB presentar la documentacion justificativa de gastos que se exigfa con sus
solicitudes de pago cuando estaba bajo la designacion de Alto Riesgo. Tal como se menciono
anteriormente, la JCA se considera como agenda estatal y se le exige seguir sus propias
polfticas y procedimientos de adquisiciones. La EPA evaluo y aprobo las compras de equipo
propuestas en los presupuestos de subvenciones y ha revisado ampliamente las polfticas de
adquisiciones y los procedimientos operativos estandar de la JCA.
La Region 2 ha consultado con la Oficina Central de Subvenciones y Suspensiones, Division
Nacional de Polfticas, Capacitacion y Cumplimiento, y dicha oficina esta de acuerdo con la
declaracion provista anteriormente a la OIG por la Region 2:
Los PO no son responsables de evaluarlos inventarios existentes antes de aprobarlas
compras de equipo. Se exige mas bien a los PO utilizar su optimo criterio profesional y
consideraciones tales como el conocimiento del tipo de equipo, el cumplimiento con el
si stem a de adquisiciones del beneficiario, el valor de mercado o investigacion de
mercado, o la prueba de una persona prudente para evaluar lo razonable y necesarias
que sean las compras propuestas de equipo. Particularmente para gobiernos estatales
que participan continuamente de los programas de subvenciones ambientales, se
espera que haya reemplazo de equipos, especialmente computadoras, y que cada ano
se reemplace una fraccion del inventario existente.
La Region 2 afirma que los PO estaban evaluando y aprobando equipos conforme a las
polfticas y reglamentaciones de la Agenda.
Respuesta de la OIG: Concordamos con que la JCA es una agenda estatal y se le exige seguir
sus propias politicas y procedimientos de adquisiciones. Sin embargo, la GPI-02-02 incluye una
aseveracion en la Seccion 2 acerca del alcance: "Esta pauta es aplicable a todos los PO y GMO
de la EPA que adjudiquen o administren acuerdos de asistencia." Por lo tanto, en la fase posterior
a la adjudication los PO son "responsables de confirmar que el beneficiario compre el equipo
dentro del plazo descrito en los hitos y que utilice el equipo para los fines senalados en el plan de
trabajo". Actualizamos el informe para observar que la JCA no confirmo que se usara el equipo
como se describe en los planes de trabajo aprobados.
Los PO no estan familiarizados con el equipo de la JCA - Pagina 8
Con todo respeto, estamos en desacuerdo con esta seccion y solicitamos que se modifique. La
Region 2 participo ampliamente en el desarrollo de las polfticas de adquisiciones y los
procedimientos operativos estandar de la JCA. Hemos evaluado a fondo la implementation de
dichos procedimientos y hemos mantenido un papel de supervision estrecha con la JCA a
medida que ha continuado desarrollando controles internos adicionales desde que se elimino la
Designacion de Alto Riesgo. Los PO evaluaron debidamente las listas de equipo incluidas con
los presupuestos propuestos conforme a las reglamentaciones de subvenciones y polfticas de
la EPA. Cada equipo propuesto es evaluado y se determina que es permisible, razonable y
necesario para concluir los hitos del plan de trabajo. Los procedimientos de la JCA requieren la
aprobacion de la EPA antes de hacer cambios en las compras propuestas de equipo y la GPI-
02-02 (asf como las reglamentaciones de subvenciones de la EPA) exige que una agenda
estatal siga sus polfticas y procedimientos en cuanto al equipo. Por lo tanto, la position de la
Agenda es que no representa un beneficio que un PO evalue el inventario de equipo completo
31

-------
de una agenda estatal antes de aprobar equipo para cada subvention ni esta dentro del
alcance de las responsabilidades de supervision de la EPA.
Respuesta de la OIG: Concordamos en que no representa un beneficio que un PO evalue el
inventario completo de equipo de una agenda estatal antes de aprobar equipo para cada
subvention. Creemos que, una vez que la JCA compra equipo conforme a la subvention, es
responsabilidad del PO en la fase posterior a la adjudication asegurar que la JCA utilice el
equipo conforme al plan de trabajo aprobado, tal como lo exige la GP1-02-02.
Actualizamos el titulo y el texto del Capitulo 2 para indicar que los PO no confirmaron que la
JCA usara el equipo como se describe en los planes de trabajo.
Capitulo 3 - Pagina 9-13
La Region 2 debe mejorar la documentacion interna para los acuerdos de asistencia de
Puerto Rico
Con todo respeto, solicitamos que se reconsidere el titulo de este capitulo ya que no refleja
correctamente el contenido del mismo. Los problemas citados en esta section son irrelevantes
para la gestion de subvenciones y la supervision de la EPA. La Lista de verification para
evaluation Administrativa completa es una herramienta para asistir a los GS en evaluar los
paquetes de solicitudes y recomendaciones de fondos, y para identificar problemas potenciales;
la lista de verification no constituye una determination final de la Agencia ni un informe oficial.
Ademas, debido a multiples niveles de controles internos y evaluaciones de la gerencia, no
hubo casos donde se efectuaran adjudicaciones indebidas. Sostenemos que la Region 2 tiene
controles internos y procedimientos debidamente establecidos para supervisar correctamente
las subvenciones de Puerto Rico. Ademas, la Region 2 ya ha impartido la capacitacion sobre
contenidos de archivos a los PO y Gerentes, ha actualizado su Capacitacion sobre contenidos
de archivos disponible en Ifnea, ha entregado recordatorios por escrito al personal para imprimir
documentos relacionados con subvenciones y continuara haciendolo.
Respuesta de la OIG: Concordamos en que la Region 2 tiene controles internos y
procedimientos establecidos para supervisar las subvenciones de Puerto Rico. Sin embargo,
creemos que se necesita hacer mejoras y que el titulo refleja correctamente la necesidad de
mejorar los controles sobre la documentacion interna.
Indicamos en nuestro informe que la lista exhaustiva de verification para evaluation
administrativa es una herramienta para facilitar la evaluation correcta de las solicitudes y los
paquetes de solicitudes y fondos, y para asistir a los GS en identificar errores; por lo tanto, no
hicimos ningun cambio adicional al texto del informe.
Capitulo 4 -
La Region 2 pago a la CCSJBE por asignaciones vehiculares como beneficios
complementarios - Pagina 16
32

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La CCSJBE no solicito "los mismos beneficios complementarios" en 2017 que en 2016. Los
periodos cubiertos eran diferentes. Solicitamos que se aclare el parrafo a continuation de la
siguiente manera:
El PO nos informo que, en el AF 2016 segun el Numero de Subvention 99206921, la CCSJBE
detiaro $7,005 por beneficios complementarios de asignaciones vehiculares para el Director
Ejecutivo y el Coordinador de Voluntarios/Extension. Ademas, a partirdel 29 de marzo de 2017,
la CCSJBE detiaro $3,974 en el AF 2017 por beneficios complementarios de asignaciones
vehiculares para el Director Ejecutivo y el Coordinador de Voluntarios/Extension, segun el
Numero de Subvention 99206922. EL PO senalo que los costos, estimados en mas de
$10,000, no fueron monitoreados por la EPA para determinar si eran relacionados con uso
personal o laboral.
Respuesta de la OIG: Concordamos en que no se indicaron los mismos costos en los AF 2016 y
2017. Nos referiamos al beneficio adicional de asignaciones vehiculares en nuestro informe.
Actualizamos "los mismos beneficios complementarios" a "beneficios complementarios de
asignaciones vehiculares".
La Region 2 debe justificar los costos -
La Region 2 ya ha comenzado el proceso de verificar que esten debidamente respaldados los
costos de los beneficios complementarios de asignaciones vehiculares para el Director
Ejecutivo y el Coordinador de Voluntarios/Extension. La CCSJBE se ha reunido con el personal
de la Region 2 y ha enviado un borrador de los procedimientos para evaluation y
observaciones. Mantenemos la intencion de remediar adecuadamente esto basandonos en la
documentation de respaldo recibida del beneficiario.
Respuesta de la OIG: Consideramos que las medidas correctivas planeadas por la agenda
satisfacen la intencion de la recomendacion.
33

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Apendice C
Distribution
El Administrador
Jefe de Personal
Jefe del Personal de Operaciones
Subjefe del Personal de Operaciones
Administrador Regional, Region 2
Funcionario de Seguimiento de la Agenda (el CFO)
Coordinador de Seguimiento de la Agenda
Asesor General
Administrador Asodado para Reladones Intergubernamentales y del Congreso
Administrador Asodado de Reladones Publicas
Administrador Regional Interino, Region 2
Director, Oficina de Subvenciones y Suspensiones, Oficina de Administracion y Gestion de
Recursos
Director, Division de la Gestion de Subvenciones y Acuerdos Interagencia,
Oficina de Administracion y Gestion de Recursos
Director, Oficina de Operaciones Regionales
Funcionario Regional de Reladones Publicas, Region 2
Director, Division de Proteccion Ambiental del Caribe, Region 2
Director, Oficina de Politicas y Gestion, Region 2
Coordinador de Seguimiento de Auditorias, Oficina del Administrador
Coordinador de Seguimiento de Auditorias, Region 2
34

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